Kort fortalt
- Ordrestyring følger opgaven fra henvendelse til betaling.
- Oplysningerne følger med fra tilbud til sag og videre til fakturagrundlaget.
- Kontoret og medarbejderne i marken arbejder ud fra de samme oplysninger.
- Et ordrestyringssystem hjælper med arbejdsgangen, men det erstatter ikke godt ansvar og faste rutiner.
Hvad dækker ordrestyring over?
En ordre er mere end en linje med et beløb. I praksis begynder arbejdet ofte, når en kunde ringer eller skriver. Opgaven skal beskrives, prisen skal aftales, en medarbejder skal have besked, og det udførte arbejde skal dokumenteres. Til sidst skal timer og materialer samles, så kunden kan få en korrekt faktura.
Ordrestyring binder de trin sammen. Det gør det lettere at følge opgaven gennem virksomheden, også når flere personer er involveret.
| Trin | Hvad sker der? | Hvad skal følge med? |
|---|---|---|
| Kunde | Henvendelsen bliver registreret | Navn, adresse, kontaktoplysninger og opgave |
| Tilbud | Pris og omfang bliver beskrevet | Arbejde, materialer, forbehold og gyldighed |
| Sag | Den accepterede opgave bliver gjort klar | Aftale, ansvarlig, team og status |
| Plan | Arbejdet bliver placeret i kalenderen | Dato, tidspunkt, medarbejdere og adresse |
| Udførelse | Arbejdet bliver lavet | Timer, materialer, noter, fotos og ekstraarbejde |
| Afslutning | Sagen bliver kontrolleret | Dokumentation, kvalitetssikring og mangler |
| Fakturering | Det udførte arbejde bliver afregnet | Godkendte timer, materialer, priser og rabatter |
Et eksempel fra hverdagen
En tømrervirksomhed får en henvendelse om udskiftning af seks vinduer. Kunden og adressen bliver registreret, og mesteren laver et tilbud med arbejdstid, vinduer, lister og bortskaffelse. Kunden accepterer tilbuddet.
Tilbuddet bliver nu til en sag. To medarbejdere bliver booket, og de kan se adresse, opgave og aftale. Under arbejdet registrerer de timer og materialer og tager billeder af det færdige resultat. De opdager også en rådskade, som kunden godkender som ekstraarbejde.
Når sagen er færdig, kan kontoret se både det aftalte og det ekstra arbejde. Fakturagrundlaget skal derfor ikke bygges ud fra hukommelsen fredag eftermiddag. Det ligger allerede på sagen.
Hvad er et ordrestyringssystem?
Et ordrestyringssystem er et digitalt værktøj, der hjælper virksomheden med at holde styr på arbejdsgangen. Det kaldes også nogle gange et håndværkersystem, fordi det samler de opgaver, som ellers let ender i kalenderen, regnearket, indbakken og handskerummet.
Navnet er mindre vigtigt end sammenhængen. Et godt system skal ikke bare have mange funktioner. Det skal gøre det nemt at føre de rigtige oplysninger videre, så de ikke skal tastes igen eller findes flere steder.
Ordrestyring, sagsstyring og projektstyring
Begreberne bliver tit brugt om hinanden, men de har forskellige tyngdepunkter:
- Ordrestyring er hele forløbet fra kundehenvendelse til faktura.
- Sagsstyring handler om at samle og styre oplysningerne på den enkelte opgave. Du kan læse den fulde forklaring i Hvad er sagsstyring?
- Projektstyring handler især om plan, ansvar, fremdrift, ressourcer og økonomi i større eller mere sammensatte opgaver.
En mindre serviceopgave kan være både en ordre og en sag. Et større byggearbejde kan samtidig være en ordre, en sag og et projekt. Det afgørende er ikke etiketten, men at virksomheden ved, hvor oplysningerne ligger, og hvem der skal handle.
Hvornår giver ordrestyring mening?
Selv en lille virksomhed har en form for ordrestyring. Spørgsmålet er bare, om den foregår efter en fast arbejdsgang eller i hovedet på én person.
En mere samlet løsning er især relevant, når du kan genkende flere af disse situationer:
- Oplysninger om samme opgave ligger i både mail, kalender, beskeder og noter.
- Medarbejdere ringer for at få adresse, aftale eller næste opgave.
- Timer og små materialer bliver registreret for sent eller slet ikke.
- Det er uklart, hvilke tilbud der venter på kunden.
- Kontoret mangler dokumentation, når en sag skal afsluttes.
- Fakturaen bliver forsinket, fordi grundlaget først skal samles.
Hvad skal god ordrestyring kunne?
God ordrestyring skal først og fremmest passe til virksomhedens hverdag. En lang liste med funktioner hjælper ikke, hvis medarbejderne ikke kan bruge dem på byggepladsen.
- Samle kunden og opgaven. Det skal være let at finde adresse, kontaktperson og aftaler.
- Føre tilbuddet videre. Accepterede linjer og priser bør kunne bruges på sagen uden dobbeltarbejde.
- Vise ansvar og status. Alle skal kunne se, hvem der har opgaven, og hvad næste skridt er.
- Understøtte planlægningen. Medarbejder, dato og tidspunkt skal hænge sammen med sagen.
- Registrere arbejdet løbende. Timer, materialer, fotos og noter skal kunne tilføjes, mens arbejdet er frisk i hukommelsen.
- Samle fakturagrundlaget. Kontoret skal kunne kontrollere, hvad der er udført og aftalt.
Typiske fejl
Systemet bliver et ekstra sted at skrive
Hvis oplysninger fortsat skal skrives i både system, kalender og regneark, er arbejdsgangen ikke samlet. Aftal, hvor den gældende information skal ligge.
Statusser betyder noget forskelligt
“I gang” kan betyde tre forskellige ting for tre medarbejdere. Brug få statusser, og aftal præcist, hvornår en sag flyttes videre.
Registrering bliver udskudt
Når timer, materialer og ekstraarbejde først bliver skrevet ind flere dage senere, vokser risikoen for, at noget mangler. Gør registreringen til en naturlig del af afslutningen på opgaven.
Tjek din nuværende arbejdsgang
- Kan alle finde den seneste aftale med kunden?
- Kan medarbejderen se opgaven uden at ringe til kontoret?
- Ved I, hvem der er ansvarlig for næste skridt?
- Bliver timer, materialer og ekstraarbejde registreret på sagen?
- Kan en færdig sag gøres klar til fakturering uden detektivarbejde?
Hvis svaret ofte er nej, er det ikke nødvendigvis medarbejderne, der er problemet. Arbejdsgangen mangler sandsynligvis et fælles holdepunkt.
Hvordan passer Work ind?
Work er bygget omkring den samme sammenhæng: kunde → tilbud → sag → tid → materialer → kvalitetssikring → faktura. Målet er, at oplysningerne følger arbejdet, så kontoret og medarbejderne i marken ikke skal opfinde deres egen vej gennem hver opgave.
Du kan se den samlede produktarbejdsgang på siden om ordrestyring til håndværkere. Se også arbejdsgangen fra kunde til faktura i Work.
Arbejdsgangen skal passe til dit fag. Se eksempler på ordrestyring til tømrere, VVS-installatører og elektrikere.
Ofte stillede spørgsmål
Er ordrestyring kun for større virksomheder?
Nej. En lille virksomhed kan have lige så stor glæde af en fast arbejdsgang. Behovet opstår ofte, når oplysninger begynder at ligge flere steder, eller når flere personer skal kunne følge samme opgave.
Er ordrestyring det samme som et regnskabssystem?
Nej. Ordrestyring samler arbejdet og grundlaget for fakturaen. Regnskabssystemet håndterer blandt andet bogføring og regnskab. De to systemer kan arbejde sammen.
Skal hele virksomheden ændres på én gang?
Ikke nødvendigvis. Start med den vigtigste arbejdsgang, for eksempel fra accepteret tilbud til færdig sag. Når den fungerer, kan næste trin kobles på.