Privatlivspolitik

Hvem politikken gælder for

1.1 Denne privatlivspolitik gælder, når Aspire ApS (”Aspire”, ”Work”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) behandler personoplysninger som dataansvarlig i forbindelse med Work’s website, webplatform, mobilapp, API, support, salg, abonnementer, arrangementer, samarbejder, leverandører og rekruttering.

1.2 Politikken omfatter blandt andet besøgende, leads, kontaktpersoner hos potentielle og nuværende kunder, brugere, administratorer, leverandør- og samarbejdspartnerkontakter, jobansøgere og personer, der kontakter os eller følger vores profiler på sociale medier.

1.3 Work er en B2B-tjeneste og er ikke rettet mod børn. Vi opretter ikke bevidst konti til personer under 18 år. En Work-kunde kan som dataansvarlig behandle oplysninger om mindreårige i egne Kundedata, hvis det er lovligt; den behandling er reguleret af Kundens egen information og Work’s databehandleraftale.

Den dataansvarlige og kontakt

2.1 Den dataansvarlige er Aspire ApS, CVR-nr. 38 96 06 95, Nørregade 13, baghuset, 1165 København K. Work er navnet på platformen og servicen – ikke et selvstændigt selskab.

2.2 Henvendelser om databeskyttelse og udøvelse af rettigheder kan sendes til support@vvork.dk. Almindelige supportsager kan sendes gennem vore supportsektion. Brug helst ikke almindelig e-mail til CPR-numre, helbredsoplysninger, adgangskoder eller andre fortrolige oplysninger.

Hvornår er Work dataansvarlig – og hvornår er vi databehandler?

Når Aspire er dataansvarlig

Vi er dataansvarlige, når vi selv bestemmer, hvorfor og hvordan oplysninger behandles. Det gælder navnlig administration af kundeforholdet og brugeradgange, betaling og bogføring, salg og markedsføring, supportstyring, egen sikkerhed, misbrugsforebyggelse, leverandørstyring, produktkommunikation og overholdelse af lovkrav.

Når Kunden er dataansvarlig

Når en kunde bruger Work til egne kunder, medarbejdere, tilbud, sager, planlægning, tid, materialer, kvalitetssikring, billeder, dokumenter, fakturaforberedelse, integrationer eller AI-/talefunktioner, bestemmer Kunden formålet. Aspire behandler da oplysningerne på Kundens vegne efter databehandleraftalen.

Den samme oplysning kan have to roller

En e-mailadresse kan eksempelvis være Kundedata, når den står på en sag, men Aspire-data, når den bruges til login, fakturering eller sikkerhedsvarsling. Roller vurderes efter det konkrete formål – ikke kun efter hvilket systemfelt oplysningen står i.

Hvilke oplysninger behandler vi, hvorfor og på hvilket grundlag?

Nedenfor beskriver vi vores egne behandlinger. ”Legitim interesse” betyder, at vi har vurderet, at et sagligt forretnings- eller sikkerhedsbehov vejer tungere end den begrænsede påvirkning af dig. Du kan gøre indsigelse, og du kan bede om en nærmere beskrivelse af interesseafvejningen.

Kunder, administratorer og brugerkonti

Vi behandler navn, arbejdsmail, telefonnummer, virksomhed, CVR- og adresseoplysninger, stilling/rolle, bruger-id, organisations- og licenstilknytning, kontostatus, invitationer, valgte indstillinger, accepterede dokumentversioner og kommunikation. Oplysningerne bruges til at oprette og administrere kundeforholdet, give adgang, håndhæve roller og licenser, levere servicemeddelelser og dokumentere aftalen.

•  Grundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, når du selv er aftalepart, fx som enkeltmandsvirksomhed.

•  Grundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, når du handler på vegne af en virksomhed – vores legitime interesse i at indgå, administrere og dokumentere et B2B-kundeforhold.

•  Grundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, når dokumentation kræves efter lovgivningen.

Login, drift, sikkerhed og misbrugsforebyggelse

Vi behandler login- og logouttidspunkter, IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger, operativsystem, sessions- og token-id’er, organisationsvalg, brugerrolle, sikkerhedsindstillinger, adgangsforsøg, ændrings- og revisionsspor, hændelser, fejlkoder, kapacitetsdata og begrænsede tekniske uddrag. Oplysningerne bruges til autentifikation, adgangskontrol, fejlsøgning, stabil drift, sikkerhed, dokumentation og forebyggelse af svig og misbrug.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra f – vores og Kundens legitime interesse i en sikker, stabil og korrekt licenseret tjeneste.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra c, hvor sikkerheds- eller dokumentationsbehandling følger af en retlig forpligtelse.

Vi forsøger at undgå klart indhold og hemmeligheder i tekniske logs. Hvis en fejlmeddelelse eller supportdiagnose alligevel indeholder Kundedata, behandles den del efter Kundens instruks og databehandleraftalen.

Abonnement, betaling og bogføring

Vi behandler faktureringskontakt, faktura- og abonnementsoplysninger, plan og licenser, pris, moms, betalingsstatus, fornyelsesdato, transaktions- og faktura-id, betalingsmetodetype og eventuelt de sidste cifre på et betalingskort. Kortoplysninger behandles hos Stripe; Work skal som udgangspunkt ikke modtage det fulde kortnummer eller kontrolcifre. Formålet er betaling, abonnementsadministration, kreditering, rykning, bogføring, afstemning og dokumentation.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra b, hvis du selv er aftalepart, og ellers artikel 6, stk. 1, litra f, for administration af Kundens aftale.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra c, for bogføring, skat, moms og anden lovpligtig dokumentation.

Support, onboarding og implementering

Når du kontakter os, behandler vi kontakt- og kontooplysninger, korrespondance, vedhæftninger, problem- og løsningsbeskrivelser, tidsstempler, supporthistorik og relevante tekniske oplysninger. Ved aftalt skærmdeling, møde eller supportadgang kan vi se det, du deler. Optagelse af samtaler eller møder sker kun efter tydelig information og et gyldigt grundlag.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra b eller f – levering af aftalt hjælp og vores legitime interesse i support, kvalitet, dokumentation og produktforbedring.

•  Hvis du frivilligt giver særskilt samtykke til en optagelse eller en særlig undersøgelse, er grundlaget artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykket kan trækkes tilbage for fremtidig behandling.

Produktbrug, feedback og udvikling

Vi kan analysere kontostatus, funktionsbrug, navigations- og hændelsesdata, performance, fejl, abonnementstype og feedback for at forstå, om Work virker, prioritere forbedringer og kommunikere relevant om funktioner. Vi begrænser identificerbarheden og anvender aggregerede eller anonymiserede data, når formålet kan opfyldes sådan.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra f – vores legitime interesse i at drive, forbedre og dokumentere et konkurrencedygtigt produkt.

•  Hvis analysen afhænger af ikke-nødvendige cookies, SDK’er eller lignende teknologier, er grundlaget samtykke efter artikel 6, stk. 1, litra a, og cookie-reglerne.

Vi bruger ikke identificerbare Kundedata til at træne generelle AI- eller maskinlæringsmodeller for Aspire eller tredjemand uden Kundens særskilte, udtrykkelige skriftlige accept. AI-output i Work er udkast og bruges ikke af Aspire til at træffe afgørelser om dig.

Website, kontaktformularer, demo og arrangementer

Når du besøger vores website, bestiller en demo, downloader materiale, deltager i et webinar eller arrangement eller kontakter os, kan vi behandle navn, arbejdskontakt, virksomhed, rolle, din besked, tilmeldings- og deltagelsesoplysninger, kilde/kampagne samt tekniske oplysninger om besøget. Vi bruger oplysningerne til at besvare dig, gennemføre aktiviteten, følge op og måle effekten.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra b, hvis behandlingen sker for at tage skridt på din anmodning før en aftale.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra f – vores legitime interesse i B2B-salg, kommunikation, arrangementer og måling uden ikke-nødvendig sporing.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra a, for ikke-nødvendige cookies og frivillige særskilte tilvalg.

Salg og markedsføring

Vi kan behandle navn, arbejdskontakt, virksomhed, rolle, branche, professionelt interesseområde, kontakt- og samtykkehistorik, fravalg samt begrænsede oplysninger om respons på vores kommunikation. Oplysninger kan bruges til at håndtere leads, føre almindelig B2B-dialog, tilpasse relevant indhold og sende markedsføring, når det er lovligt.

•  Elektronisk markedsføring via e-mail, sms eller anden elektronisk post sendes kun med det samtykke eller den snævre undtagelse, som markedsføringsloven kræver. Det gælder også erhvervsmodtagere.

•  Grundlaget for behandling til samtykkebaseret elektronisk markedsføring er artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan altid tilbagekalde samtykket let og gratis.

•  Almindelig håndtering af salgsrelationer og professionel B2B-kontakt kan bygge på artikel 6, stk. 1, litra f, men dette ophæver ikke spamforbuddet.

•  Vi gemmer et minimalt fravalgsregister efter artikel 6, stk. 1, litra f, så vi kan respektere dit nej og dokumentere det.

Leverandører, rådgivere og samarbejdspartnere

Vi behandler navn, arbejdskontakt, virksomhed, rolle, aftale- og leveranceoplysninger, korrespondance, adgangsgodkendelser og fakturadata for at indgå og administrere samarbejdet, styre sikkerhed, kontrollere leverancer og opfylde lovkrav.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra b, hvis du selv er aftalepart; ellers artikel 6, stk. 1, litra f, for administration af virksomhedsrelationen.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra c, for lovpligtig regnskabs- og compliance-dokumentation.

Rekruttering

Hvis du søger job hos os, kan vi behandle navn, kontaktoplysninger, ansøgning, CV, foto, uddannelse, erfaring, referencer, interviewnoter, testresultater, lønforventning og øvrige oplysninger, du giver. Vi beder dig om ikke at sende CPR-nummer, helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger, medmindre de er nødvendige og efterspurgt sikkert.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra b, for at tage skridt før en mulig ansættelsesaftale, og litra f for vurdering, dokumentation og et forsvarligt rekrutteringsforløb.

•  Følsomme oplysninger behandles kun, når der er et særskilt grundlag efter artikel 9, fx arbejdsretlige pligter/rettigheder eller retskrav. CPR-nummer behandles kun efter databeskyttelseslovens regler.

•  Hvis vi vil gemme din ansøgning til andre fremtidige stillinger ud over vores almindelige slettefrist, beder vi om et frivilligt samtykke.

Lovkrav, tvister og virksomhedshændelser

Vi kan behandle relevante oplysninger for at overholde myndighedskrav, revisor- og regnskabskrav, sanktioner, sikkerheds- og databeskyttelsespligter samt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav. Ved fusion, investering, omstrukturering eller salg kan nødvendige oplysninger indgå i en fortrolig due diligence og overdrages på et lovligt grundlag.

•  Grundlag: artikel 6, stk. 1, litra c, for retlige forpligtelser, og litra f for retskrav og legitime virksomhedshændelser.

•  Følsomme oplysninger behandles, hvis nødvendigt, efter artikel 9, stk. 2, litra f, om retskrav.

Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi indsamler oplysninger:

•  direkte fra dig, fx ved signup, demo, support, tilmelding, ansøgning eller korrespondance

•  fra den virksomhed eller administrator, der inviterer dig til Work eller opdaterer din rolle

•  fra teknisk brug af website, platform og app, herunder sikkerheds-, hændelses- og enhedsdata

•  fra betalings-, identitets-, kommunikations- og integrationsleverandører i det omfang, det er nødvendigt

•  fra offentlige virksomhedsregistre som CVR og offentligt tilgængelige professionelle kilder

•  fra henvisninger, arrangementspartnere eller samarbejdspartnere, hvis de lovligt må dele oplysningerne

•  fra sociale medier, når du interagerer med vores profiler eller selv gør professionelle oplysninger tilgængelige.

Når vi ikke har fået oplysningerne direkte fra dig, giver vi den krævede information inden for fristerne i GDPR artikel 14, medmindre en lovlig undtagelse gælder.

Hvem deler vi oplysninger med?

Vi deler kun oplysninger, når det er nødvendigt og lovligt. Modtagere kan være:

•  Kunden og Kundens autoriserede administratorer, når oplysninger vedrører deres konto, brugere, sikkerhed, support eller abonnement

•  it-, hosting-, database-, fil-, backup-, e-mail-, support-, analyse-, sikkerheds- og kommunikationsleverandører, der behandler oplysninger efter vores instruks

•  Stripe og andre betalingsaktører for betaling, svigkontrol, tilbageførsel og betalingsdokumentation; deres egne roller følger af den konkrete betaling og deres vilkår

•  revisorer, advokater, forsikringsselskaber, banker, inkasso og øvrige professionelle rådgivere

•  myndigheder, domstole, politi eller andre, når loven kræver det, eller det er nødvendigt for et retskrav

•  en køber, investor eller rådgiver i forbindelse med en fortrolig virksomhedshændelse

•  integrations- og platformleverandører, du eller Kunden aktivt vælger at forbinde med Work.

Nogle modtagere er vores databehandlere, mens andre er selvstændigt dataansvarlige. Vi indgår databehandleraftale, når reglerne kræver det, og begrænser leverandørens adgang til det nødvendige.

Sociale medier og eksterne links

7.1 Når du besøger eller interagerer med Work’s profiler på fx LinkedIn, Facebook eller Instagram, behandler både Aspire og platformudbyderen oplysninger efter den faktiske funktion og platformens vilkår. Vi kan i enkelte statistik- og annoncefunktioner være fælles dataansvarlige med platformen; i andre tilfælde er parterne selvstændigt dataansvarlige.

7.2 Eksterne websites, integrationer og tjenester har deres egne privatlivspolitikker. Når du eller Kunden aktiverer en integration, kan oplysninger blive overført til den valgte leverandør efter Kundens valg og den relevante rollefordeling.

Cookies, apps og lignende teknologier

8.1 Work’s website, platform og app kan bruge cookies, lokal lagring, pixels, SDK’er og lignende teknologier til login, sessionsstyring, sikkerhed, indstillinger, statistik og markedsføring. Nødvendige teknologier bruges for at levere den funktion, du beder om. Andre aktiveres først efter et gyldigt samtykke.

8.2 Den aktuelle cookieliste, formål, udbydere, udløb, datakategorier og mulighed for at ændre eller tilbagekalde valg beskrives i Work’s cookiepolitik. Cookiepolitikken og samtykkeløsningen skal afspejle en faktisk scanning af både offentlig website, loginområde og relevante app-/web-SDK’er.

Overførsel uden for EU/EØS

9.1 Vi tilstræber at vælge EU/EØS-behandling, hvor det er praktisk og sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Nogle leverandører eller deres supportfunktioner kan dog behandle eller tilgå oplysninger fra lande uden for EU/EØS.

9.2 En overførsel sker kun med et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V, fx en tilstrækkelighedsafgørelse, EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og – når relevant – en vurdering af tredjelandets regler og supplerende sikkerhedsforanstaltninger. En opdateret oversigt over relevante leverandører, lande og grundlag offentliggøres efter anmodning. Du kan kontakte os for at få information om eller kopi af de relevante garantier, med nødvendige fortrolighedsbegrænsninger.

Hvor længe gemmer vi oplysninger?

Vi gemmer ikke oplysninger længere end nødvendigt. Perioderne nedenfor er vores standarder for Aspire’s egne behandlinger; Kundedata følger databehandleraftalen og Kundens instrukser.

Når en periode udløber, sletter eller anonymiserer vi oplysningerne. Oplysninger i beskyttede backups udfases gennem den dokumenterede backuprotation og bruges kun til gendannelse og beredskab. Ved en gendannelse genanvendes de relevante sletteinstrukser.

Er det frivilligt at give oplysninger?

11.1 Felter, der er markeret som nødvendige ved signup, brugeroprettelse, betaling eller support, skal bruges for at oprette kontoen, indgå eller administrere aftalen, sikre adgangen eller besvare henvendelsen. Uden dem kan vi muligvis ikke levere den ønskede funktion.

11.2 Oplysninger til frivillig markedsføring, ikke-nødvendige cookies, undersøgelser, talentpuljer og lignende tilvalg er frivillige. Et nej påvirker ikke de funktioner, som ikke kræver oplysningerne.

Automatiske afgørelser, profilering og AI

12.1 Aspire træffer ikke afgørelser om dig, der alene er baseret på automatisk behandling og har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning, jf. GDPR artikel 22.

12.2 Automatiske sikkerheds-, betalings- og misbrugskontroller kan markere eller midlertidigt begrænse en handling. Væsentlige og bestridte konsekvenser skal kunne vurderes af et menneske. Work’s AI- og taleværktøjer udarbejder udkast og forslag; Kundens brugere skal kontrollere dem.

12.3 Hvis vi senere indfører profilering eller automatiske afgørelser med væsentlig virkning, opdaterer vi informationen på forhånd med logik, betydning, forventede konsekvenser og dine rettigheder.

Sådan beskytter vi oplysningerne

13.1 Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter risikoen, herunder rollebaseret adgang, personlige konti, sikker autentifikation, krypteret transport, beskyttelse af hemmeligheder, logning, backup, adgangsgennemgang, sikker udvikling, leverandørstyring, hændelseshåndtering og oplæring/fortrolighed.

13.2 Ingen løsning er risikofri. Ved et brud vurderer vi hændelsen, begrænser den, dokumenterer den og underretter Datatilsynet og berørte personer, når reglerne kræver det. Sikkerhedsdetaljer, som i sig selv kan svække beskyttelsen, offentliggøres ikke.

Dine rettigheder

Afhængigt af situationen kan du have ret til:

•  Indsigt: at få bekræftet, om vi behandler oplysninger om dig, få en kopi og information om behandlingen.

•  Berigtigelse: at få urigtige oplysninger rettet og ufuldstændige oplysninger suppleret.

•  Sletning: at få oplysninger slettet, når betingelserne er opfyldt.

•  Begrænsning: at få behandlingen begrænset i bestemte situationer.

•  Dataportabilitet: at modtage visse oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, når behandlingen bygger på samtykke eller kontrakt og er automatisk.

•  Indsigelse: at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse; ved direkte markedsføring kan du altid gøre indsigelse.

•  Tilbagekaldelse: at trække et samtykke tilbage for fremtidig behandling uden at påvirke lovligheden før tilbagekaldelsen.

•  Menneskelig vurdering: ikke at være underlagt en ulovlig rent automatisk afgørelse med væsentlig virkning og, hvor relevant, få menneskelig indgriben.

•  Klage: at klage til Datatilsynet eller en anden kompetent tilsynsmyndighed.

Rettighederne er ikke absolutte. Vi kan eksempelvis være forpligtet til at gemme regnskabsmateriale eller afvise sletning, hvis oplysninger er nødvendige for et retskrav. Vi forklarer begrundelsen, hvis vi helt eller delvist ikke kan imødekomme en anmodning.

Sådan bruger du dine rettigheder

15.1 Skriv til support@vvork.dk og beskriv, hvad din henvendelse handler om. Vi beder kun om de oplysninger, der er nødvendige for at finde data og sikre, at vi svarer den rigtige person. Undlad at sende kopi af pas eller CPR-nummer, medmindre vi konkret og sikkert beder om det.

15.2 Vi svarer uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen. Ved en kompleks eller omfattende anmodning kan fristen forlænges med op til to måneder; i så fald giver vi besked inden den første måned.

15.3 Det er normalt gratis. Ved åbenbart grundløse eller overdrevne gentagne anmodninger kan vi efter reglerne opkræve et rimeligt gebyr eller afvise at handle.

15.4 Gælder anmodningen Kundedata, som en Work-kunde er dataansvarlig for, videresender vi henvendelsen sikkert eller henviser dig til Kunden. Vi udleverer ikke Kundedata uden Kundens instruks, medmindre loven kræver det.

Klage til Datatilsynet

16.1 Du er velkommen til at kontakte os først, så vi kan undersøge sagen. Du har altid ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk. Du kan også klage til tilsynsmyndigheden i det EU/EØS-land, hvor du bor, arbejder, eller hvor den påståede overtrædelse er sket.

Ændringer og version

17.1 Vi opdaterer politikken, når vores behandlinger, leverandører, produkt eller regler ændrer sig. Den aktuelle version offentliggøres på her med dato og versionsnummer.

17.2 Ved væsentlige ændringer giver vi tydelig information gennem en passende kanal, fx i Work, på websitet eller via e-mail. Hvis en ny behandling kræver samtykke, indhenter vi det, før behandlingen begynder.

17.3 Version 1.4 af 24. august 2026.