Tidsregistrering med almindelige ord
Når en medarbejder møder klokken 7 og går hjem klokken 15, fortæller det noget om arbejdsdagen. Men det fortæller ikke nødvendigvis, hvilke kunder og opgaver timerne vedrører.
Derfor kan tidsregistrering have to formål på samme tid:
- Arbejdstid: Hvor mange timer har medarbejderen arbejdet den pågældende dag?
- Sagstid: Hvilke sager, aktiviteter og interne opgaver er tiden brugt på?
En registrering kan for eksempel vise 7,5 timers samlet arbejdstid fordelt på 5 timer hos en kunde, 1 time på kørsel, 45 minutter på materialehentning og 45 minutter på en intern opgave.
Hvad bruges tidsregistrering til?
| Formål | Hvad registreringen hjælper med | Eksempel |
|---|---|---|
| Løn og fravær | At opgøre arbejdstid, overarbejde, ferie og sygdom | 37 timer i ugen samt 2 timers overarbejde |
| Fakturering | At dokumentere den tid, som må faktureres | 6,5 timer på en serviceopgave |
| Sagsøkonomi | At sammenligne forventet og faktisk tidsforbrug | Tilbuddet lød på 24 timer, men arbejdet tog 29 |
| Planlægning | At se om opgaver og bemanding er realistiske | En opgave kræver typisk mere tid end kalenderen viser |
| Nye tilbud | At bruge erfaring fra tidligere arbejde | Tre lignende badeværelser tog i gennemsnit 42 timer |
| Arbejdstidsregler | At kunne følge medarbejdernes daglige arbejdstid | Kontrol af hvileperioder og samlet ugentlig tid |
Den samme registrering kan altså bruges flere steder. Det kræver dog, at tiden bliver registreret korrekt og med en tydelig forbindelse til arbejdet.
Tre almindelige måder at registrere tid på
1. Start og stop
Medarbejderen starter tiden, når arbejdet begynder, og stopper den, når arbejdet er færdigt eller skifter til en anden aktivitet. Metoden passer godt til serviceopgaver og arbejdsdage med flere adresser.
Fordelen er, at registreringen sker tæt på arbejdet. Ulempen er, at et glemt stop kan give en meget lang arbejdsdag på papiret. Derfor skal det være nemt at rette en åbenlys fejl.
2. Manuel indtastning
Medarbejderen skriver start, slut eller et samlet antal timer. Det kan ske efter hver opgave eller ved dagens afslutning. Metoden er fleksibel, men kræver en fast vane. Jo længere der går, desto mere bliver registreringen et gæt.
3. Registrering ud fra planen
Kalenderen kan bruges som udgangspunkt. Hvis medarbejderen var planlagt fra klokken 8 til 12, kan de fire timer foreslås. Medarbejderen skal stadig bekræfte eller rette tiden, fordi planlagt tid ikke altid er det samme som udført tid.
Læs mere om forskellen i Estimerede, planlagte og registrerede timer.
Hvad bør en god registrering indeholde?
Du behøver ikke skrive en roman om hver halve time. Registreringen skal bare være præcis nok til, at den giver mening senere.
- dato
- medarbejder
- start og slut eller samlet varighed
- den relevante sag eller interne kategori
- aktivitet, hvis sagen består af flere dele
- pause, når den ikke tæller som arbejdstid
- en kort note ved afvigelser, ventetid eller ekstraarbejde
Hvis en registrering blot hedder “arbejde – 8 timer”, er den sjældent særlig nyttig for fakturering eller efterkalkulation. “Sag 1042 – montering – 6,5 timer” er langt lettere at bruge.
Eksempel: en dag med tre slags tid
En elektriker har denne arbejdsdag:
| Tidspunkt | Registrering | Type |
|---|---|---|
| 07.00–07.30 | Klargøring og læsning på værksted | Intern eller fordelt tid efter virksomhedens praksis |
| 07.30–08.00 | Kørsel til kunde | Fakturerbar eller ikke-fakturerbar efter aftalen |
| 08.00–12.00 | Fejlsøgning og udskiftning på sag 1042 | Sagstid |
| 12.00–12.30 | Pause | Ikke arbejdstid, hvis medarbejderen frit kan holde pausen |
| 12.30–14.30 | Montering på sag 1051 | Sagstid |
| 14.30–15.00 | Materialebestilling til næste dag | Intern tid eller sagstid |
Det samlede antal arbejdstimer er én oplysning. Fordelingen på sager og aktiviteter er en anden. Begge dele er vigtige, men de skal ikke blandes sammen.
Tidsregistrering er ikke det samme som fakturering
Registrér den tid, der faktisk bliver arbejdet. Vurdér bagefter, hvad der skal faktureres efter aftalen med kunden. Hvis medarbejderne kun registrerer den tid, de tror kan sendes videre, forsvinder intern tid, ventetid og fejl fra virksomhedens overblik.
Ved arbejde efter medgået tid vil de kontrollerede registreringer ofte være en del af fakturagrundlaget. Ved fast pris bruges tiden især til at følge økonomien og gøre næste tilbud bedre.
Se også forklaringen på fakturerbare og ikke-fakturerbare timer.
Typiske fejl
- Alt registreres fredag. Små opgaver, kørsel og ventetid bliver let glemt.
- Tiden lander på den forkerte sag. Det giver både et forkert fakturagrundlag og et skævt billede af sagsøkonomien.
- Planen kopieres uden kontrol. En booking viser, hvad der var tænkt – ikke nødvendigvis hvad der skete.
- Kun fakturerbar tid registreres. Så ved virksomheden ikke, hvad resten af arbejdsdagen koster.
- Fejl bliver skjult i stedet for rettet. Det bør være enkelt at forklare og godkende en efterregistrering.
Sådan får I tidsregistrering til at fungere i hverdagen
- Aftal præcist, hvornår tiden starter og stopper.
- Brug få, forståelige aktiviteter og interne kategorier.
- Gør den rigtige sag nem at finde på telefonen.
- Registrér ved opgaveskift eller senest ved dagens afslutning.
- Lad en ansvarlig kontrollere mangler og usandsynlige registreringer.
- Brug data til læring – ikke til at lede efter en syndebuk.
En god regel er, at registreringen skal være lettere at lave end at huske. Ellers ender fredagen hurtigt som arkæologisk udgravning i kalenderen.
Tidsregistrering i Work
I Work kan medarbejderen registrere tid på den relevante sag og aktivitet. Med sagsstyring i Work hænger registreringerne sammen med resten af opgaven. Kontoret kan se registreringerne sammen med plan, tilbud, materialer og øvrig dokumentation. Det gør det lettere at kontrollere fakturagrundlaget og sammenligne forventet, planlagt og udført arbejde.
Se, hvordan Work understøtter tidsregistrering til håndværkere, eller gå videre til guiden Sådan får du alle timer med og øger faktureringsgraden.
Kort tjekliste
- Alle medarbejdere ved, hvad der skal registreres.
- Tid registreres samme dag.
- Den rigtige sag og aktivitet vælges.
- Intern tid registreres i tydelige kategorier.
- Rettelser kan forklares og kontrolleres.
- Registreringerne bruges til både løn, sager og læring, hvor det er relevant.