Tre tal med tre forskellige opgaver
| Timetype | Besvarer spørgsmålet | Oprettes typisk |
|---|---|---|
| Estimerede timer | Hvor lang tid regner vi med, at arbejdet tager? | I beregningen eller tilbuddet |
| Planlagte timer | Hvornår og hos hvem har vi reserveret tiden? | I kalenderen eller ugeplanen |
| Registrerede timer | Hvor lang tid brugte medarbejderne faktisk? | Under eller efter arbejdet |
Estimatet handler om forventning. Planen handler om kapacitet. Registreringen handler om virkeligheden. Hvis de blandes sammen, bliver det svært at lære af sagen.
Estimerede timer: dit bedste bud før arbejdet
Estimerede timer er virksomhedens vurdering af, hvor meget arbejdstid opgaven kræver. De kan bygge på erfaring, opmåling, standardtider, tidligere sager eller en konkret beregning.
Estimatet kan stå samlet på tilbuddet eller være fordelt på linjer og aktiviteter. Eksempel:
- Nedtagning af eksisterende væg: 6 timer
- Opsætning af ny gipsvæg: 12 timer
- Sparkling og afslutning: 6 timer
- Estimeret i alt: 24 timer
De 24 timer er ikke en kalender. De fortæller ikke, om én medarbejder arbejder tre dage, eller om to medarbejdere deler opgaven. De fortæller, hvad virksomheden har regnet med.
Planlagte timer: sådan placeres arbejdet
Planlagte timer opstår, når arbejdet fordeles på medarbejdere og tidspunkter. De estimerede 24 timer kan for eksempel planlægges sådan:
| Dag | Medarbejder | Aktivitet | Planlagt tid |
|---|---|---|---|
| Mandag | Ali | Nedtagning og opstart | 7 timer |
| Tirsdag | Ali | Opsætning af gips | 7 timer |
| Onsdag | Ali | Opsætning og første sparkling | 7 timer |
| Fredag | Sofie | Afslutning | 3 timer |
| Planlagt i alt | 24 timer | ||
Planen kan godt afvige fra estimatet. Måske reserveres 26 timer, fordi der er usikkerhed eller tid til oprydning. Måske planlægges kun 21 timer i første omgang, fordi afslutningen endnu ikke har en fast dato.
Planlagte timer skal derfor ikke kopieres tilbage som et nyt estimat. De viser kalenderens aktuelle reservation.
Registrerede timer: det arbejde, der faktisk blev udført
Registrerede timer er medarbejdernes faktiske tid på sagen eller aktiviteten. Tiden kan registreres med start og stop eller indtastes manuelt.
I eksemplet bruger Ali 20 timer og Sofie 3,5 timer. Sagen ender derfor på 23,5 registrerede timer. Det er den virkelige registrering – også selv om estimatet og planen begge sagde 24.
Registreringen bør afspejle det udførte arbejde. Den skal ikke rettes for at få sagen til at ligne tilbuddet eller kalenderen. Ellers mister virksomheden både fakturagrundlag og mulighed for at lære.
Sådan læser du forskellene
| Sammenligning | Det kan fortælle | Spørg først |
|---|---|---|
| Estimeret mod planlagt | Om hele det forventede arbejde har fået plads | Mangler en aktivitet eller en dato? |
| Planlagt mod registreret | Om arbejdet tog længere eller kortere tid end kalenderen | Ændrede opgaven sig, eller mangler en registrering? |
| Estimeret mod registreret | Om beregningen ramte det faktiske tidsforbrug | Var omfanget det samme som tilbudt? |
En forskel er et signal, ikke en forklaring. Du skal kende årsagen, før du drager en konklusion.
Fire almindelige afvigelser
1. Planlagt tid er lavere end estimeret tid
Der kan mangle kalenderplads til en del af arbejdet. Det kan også være bevidst, hvis en senere fase endnu ikke har en dato. Kontrollér, om hele opgaven er repræsenteret.
2. Registreret tid er højere end estimeret tid
Arbejdet kan have været vanskeligere end forventet, eller der kan være udført ekstraarbejde. Se på noter, ændringer og aktiviteter, før du vurderer selve estimatet.
3. Registreret tid er lavere end planlagt tid
Opgaven kan være afsluttet hurtigere, en booking kan være forkortet, eller medarbejderen kan mangle at registrere tid. Kalenderen må ikke automatisk behandles som udført tid.
4. Registreret tid ligger på den forkerte aktivitet
Det samlede timetal kan være korrekt, mens fordelingen er forkert. Så bliver det svært at se, hvilken del af arbejdet der tog længere tid, og næste estimat bliver ikke bedre.
Et samlet eksempel
| Timer | Fortolkning | |
|---|---|---|
| Estimeret | 24 | Tilbuddets forventning |
| Planlagt | 26 | Kalenderen har to timers buffer |
| Registreret | 23,5 | Det faktiske arbejde |
Arbejdet er udført på en halv time mindre end estimeret og to en halv time mindre end planlagt. Det kan være et fint resultat. Men hvis en medarbejder har glemt 90 minutter til oprydning og transport, ser resultatet bedre ud, end det er. Kontrollér registreringerne, før tallene bruges til prissætning eller opfølgning.
Brug tallene på det rigtige tidspunkt
- Før tilbuddet: Brug erfaring og tidligere registreringer til et realistisk estimat.
- Når tilbuddet er accepteret: Del estimatet i aktiviteter, der kan planlægges.
- I ugeplanen: Fordel aktiviteterne på medarbejdere og kapacitet.
- Under arbejdet: Registrér den faktiske tid på den rigtige sag og aktivitet.
- Ved opfølgning: Forklar væsentlige forskelle, og ret den fremtidige plan.
- Efter sagen: Brug erfaringen til næste tilbud og plan.
Typiske fejl
- Estimatet bliver behandlet som en facitliste. Det er en forventning, ikke den faktiske tid.
- Kalenderen bliver brugt som tidsregistrering. En booking viser reserveret tid, ikke nødvendigvis udført tid.
- Afvigelser bliver vurderet uden omfanget. Ekstraarbejde skal skilles fra den oprindelige opgave.
- Timer registreres samlet på sagen. Så er det svært at lære, hvilken aktivitet der ramte ved siden af.
- Kun overskridelser bliver undersøgt. Markant lavere tidsforbrug kan også skyldes manglende registrering eller et for højt estimat.
Hvad skal du følge på en igangværende sag?
- Er alle estimerede aktiviteter planlagt eller bevidst udskudt?
- Matcher planlagte aktiviteter den aktuelle rækkefølge?
- Er registreringerne ajour og placeret på den rigtige aktivitet?
- Skyldes afvigelser ændret omfang, plan eller udførelse?
- Er ekstraarbejde beskrevet og aftalt separat?
- Skal resten af planen eller kundens forventning opdateres?
Sådan hænger timerne sammen i Work
I Work kan estimerede timer fra tilbudslinjer bruges som input til planlægningen. Arbejdet kan fordeles i én eller flere kalenderblokke på medarbejdere og dage. Når medarbejderen udfører opgaven, registreres den faktiske tid på sagen og eventuelt den konkrete aktivitet.
Det gør det muligt at bevare alle tre tal og sammenligne dem uden at overskrive historikken. Se mere om planlægning, tidsregistrering og hvordan du planlægger medarbejdere og opgaver.
Ofte stillede spørgsmål
Skal de tre timetal være ens?
Nej. De må gerne ende ens, men de beskriver tre forskellige ting. Det vigtigste er, at en væsentlig forskel kan forklares.
Skal planlagt tid automatisk blive til registreret tid?
Nej. Kalenderen kan gøre registreringen nemmere, men medarbejderen eller virksomheden bør bekræfte den tid, der faktisk blev brugt.
Hvilket tal bruges til fakturering?
Det afhænger af aftalen med kunden. Ved arbejde efter medgået tid er de registrerede og kontrollerede timer normalt en del af grundlaget. Ved en fast pris bruges timerne især til intern opfølgning. Faktureringen skal altid følge den konkrete kundeaftale.