God tidsregistrering begynder med et klart formål
Den samme registrering kan bruges til flere ting: medarbejderens arbejdstid, opfølgning på sagen, løngrundlag og fakturagrundlag. Virksomheden skal være tydelig om, hvad der registreres, hvem der kontrollerer det, og hvordan rettelser håndteres.
To måder at registrere på
| Metode | God til | Husk |
|---|---|---|
| Start og stop | Opgaver hvor medarbejderen arbejder løbende på samme sag | Skift eller stop, når arbejdet flytter til en anden aktivitet |
| Manuel registrering | Dagens samlede tidsrum eller en glemt registrering | Angiv korrekt start, slut, aktivitet og eventuel note |
Work understøtter både løbende og manuel registrering. Der kan kun være én aktiv timer pr. medarbejder ad gangen. Det hjælper med at undgå, at to sager tilsyneladende bliver udført samtidig af den samme person.
Planlagt tid er ikke registreret tid
En booking viser, hvad virksomheden forventede. Tidsregistreringen viser, hvad medarbejderen faktisk arbejdede. Hvis en opgave var planlagt fra 8 til 12, men sluttede 12.45, skal registreringen afspejle virkeligheden. Afvigelsen kan derefter forklares og vurderes.
Se forskellen i guiden om estimerede, planlagte og registrerede timer.
Hvad skal medarbejderen vælge?
- Sag: Den kundeopgave arbejdet hører til.
- Aktivitet: For eksempel montage, kørsel, service eller intern tid efter jeres opsætning.
- Start og slut: De faktiske klokkeslæt.
- Note: En kort forklaring, når registreringen afviger eller kræver kontekst.
Når en registrering skal rettes
Fejl sker. En timer bliver glemt, en aktivitet vælges forkert, eller en note mangler. En rettelse bør bevare den rigtige tid og aktivitet, medmindre det netop er dem, der skal ændres. Virksomheden bør aftale, hvem der må rette, og hvornår perioden betragtes som kontrolleret.
En vane der virker i en travl hverdag
- Start eller registrer tiden, når arbejdet begynder.
- Skift sag eller aktivitet, når arbejdet skifter.
- Tilføj en kort note ved ventetid, ekstraarbejde eller usædvanlige forhold.
- Afslut arbejdsdagen med at kontrollere dagens registreringer.
- Lad den ansvarlige følge op på mangler løbende – ikke ved månedens udgang.
Den praktiske guide Sådan får du alle timer med hjælper med at indføre vanen uden at gøre tidsregistrering til dagens største opgave.
Arbejdstidsregler og datagrundlag
Et system kan hjælpe med at registrere, men virksomheden har fortsat ansvar for sine processer og de regler, der gælder. Brug oversigten over registrering af arbejdstid som udgangspunkt, og få konkret rådgivning ved tvivl.
Fra registrering til handling
Kontoret kan filtrere og eksportere registreringer til videre kontrol. Det mest værdifulde er dog ikke selve eksporten. Det er muligheden for at opdage manglende timer, forklare afvigelser og forbedre næste estimat.
Hold aktivitetslisten kort og forståelig
Hvis medarbejderen skal vælge mellem 47 næsten ens aktiviteter, bliver registreringen ikke mere præcis. Den bliver mere tilfældig. I Work eksisterer tilbudslinker som aktiviteter, så du kan registere direkte op i mod det der er lovet. Det skaber overblik og gør det muligt at sammenligne.
Skab tillid omkring registreringen
Fortæl medarbejderne, hvilke data virksomheden registrerer, hvorfor de bruges, og hvem der kan se dem. En tydelig proces giver bedre registreringer end mistanke om skjult kontrol. Tidsregistrering skal støtte korrekt løn, sag og faktura – ikke gøre arbejdsdagen uklar.