Ikke et lille administrationssystem
En medarbejder på en byggeplads har ikke brug for alle kontorets menuer på en mindre skærm. Appen prioriterer dagens arbejde: hvad sker nu, hvad kommer bagefter, og hvad mangler at blive registreret eller afsluttet. De fleste funktioner er tilgængelige begge steder – men appen er prioriteret så den gør arbejdsdagen nem at gå til.
Min dag giver et arbejdsblik
| Område | Det hjælper med | Typisk handling |
|---|---|---|
| Nu | Den aktuelle booking eller opgave | Åbn sagen og fortsæt arbejdet |
| Næste | Den kommende opgave | Se adresse, tidspunkt og opgave |
| Mangler | Registrering eller handling der kræver opmærksomhed | Afslut tid, note eller kvalitetspunkt |
| Sager | De sager brugeren har adgang til | Find opgave og historik |
| Tid | Aktiv og tidligere tidsregistrering | Start, stop eller registrer manuelt |
| Mere | Materialer, fotos, kvalitet og andre relevante funktioner | Registrer på sagen |
På sagen kan medarbejderen
- se kunde, adresse, opgave og relevante oplysninger
- starte, stoppe eller indtaste tid
- registrere materialer og mængder
- tilføje noter og fotos
- arbejde med tjek- og kvalitetspunkter
- se de bookinger og sager, rollen giver adgang til
Field og Admin ser forskellige arbejdsdage
Field er til medarbejdere, der primært udfører og registrerer arbejde. Admin er til brugere, der opretter kunder og tilbud, styrer sager, planlægger, kontrollerer og arbejder med indstillinger. Adgangen kan afgrænses, så en Field-bruger kun ser egne eller relevante sager efter virksomhedens opsætning eller fx. ikke kan oprette kunder.
Et eksempel fra servicebilen
Medarbejderen åbner dagens første booking, ser adressen og opgaven og starter tiden. Under arbejdet bruges en reservedel, som er oprettet i systemet og som registreres på sagen. Et foto og en note dokumenterer den udskiftede del. Kvalitetspunktet afsluttes, tiden stoppes, og næste opgave ligger klar.
Kontoret kan efterfølgende se registreringerne i samme sag. Der skal ikke sendes en særskilt besked om, at “det hele ligger i telefonen et sted”.
Kamera og billeder på iPhone og Android
Første gang appen bruger kamera eller billeder, kan telefonen bede om tilladelse. På både iPhone og Android kan tilladelsen ændres senere i telefonens indstillinger under Work. Menupunkternes præcise navne kan variere efter telefon og systemversion.
Giv kun den adgang, der er nødvendig, og undgå at fotografere personer, private papirer eller områder uden betydning for sagen.
Det fungerer bedst, når kontoret gør sit forarbejde
Appen bliver mest nyttig, når dagens opgaver er lagt ind i den fælles planlægning, og medarbejderen ved, hvordan tid og materialer skal registreres. Man kan dog også planlægge og oprette bookinger direkte i appen.
- Kunden og adressen er korrekte.
- Opgaven er beskrevet, så medarbejderen kan forstå den.
- Bookingen har realistisk tidspunkt og ansvarlig.
- Aktiviteter, materialer og kvalitetspunkter er sat forståeligt op.
- Medarbejderen ved, hvornår en note eller et foto er nødvendigt.
Dashboardet er stadig styringsrummet
Indstillinger, brugeradministration og økonomisk kontrol hører naturligt hjemme på dashboardet. Appen og dashboardet arbejder på den måde med de samme centrale sager, men er indrettet til forskellige opgaver.
En enkel introduktion til nye Field-brugere
- Invitér medarbejderen med den rigtige e-mail og rolle.
- Lad medarbejderen acceptere invitationen og oprette sit eget kodeord.
- Kontroller at brugeren kun ser de sager og funktioner, rollen skal have adgang til.
- Gennemfør én testsag med booking, tid, materiale, note og kvalitetspunkt.
- Aftal hvad medarbejderen gør, hvis en sag eller registrering mangler.
Sikker brug på farten
Brug telefonens skærmlås, del ikke login, og fjern en medarbejders adgang, når ansættelsen slutter. Registrér kun billeder og oplysninger, der hører til arbejdet. Flere sikkerhedsråd findes på siden om sikkerhed og data.