Bookingen skal kunne stå på egne ben
En booking bør som minimum fortælle dato, start, slut, medarbejder og sag. Når medarbejderen åbner den, skal kundens adresse og opgaven være tilgængelig fra den samme sammenhæng. Ellers er kalenderen kun en påmindelse om at lede et andet sted.
En ugeplan i fem trin
- Find det arbejde, der er klar. Planlæg ikke en sag, hvis aftale, adresse eller nødvendige materialer stadig er uklare.
- Vurder kapaciteten. Se medarbejdernes eksisterende bookinger og kompetencer.
- Book realistisk. Medtag opstart, afslutning og nødvendig transport i virksomhedens plan.
- Del den opdaterede plan. Medarbejderen skal kunne se sin dag uden at få tre versioner på sms.
- Følg afvigelser. Sammenlign efterfølgende planlagt og registreret tid.
Se en mere detaljeret metode i guiden til planlægning af medarbejdere og opgaver.
Mandag klokken 9.17: planen ændrer sig
En akut sag kommer ind, mens en anden opgave trækker ud. Først skal den nye sag have kunde, adresse, opgave og ansvarlig. Derefter kan kontoret se, hvem der har plads, og om en eksisterende booking skal flyttes. Den berørte medarbejder skal se den nye rækkefølge og stadig kunne åbne de rigtige sager.
Ændringen bør ske i den fælles plan. En løs sms kan være hurtig, men den opdaterer ikke resten af virksomheden.
Overlap er et signal, ikke altid en fejl
Work kan markere bookinger, der overlapper og hjælpe med at flytte eller planlægge rundt om andre bookinger. Nogle overlap skyldes en fejl. Andre skyldes, at en medarbejder kun deltager i en del af en opgave, eller at kalenderen endnu ikke er opdateret. Markeringen skal få planlæggeren til at tage stilling – ikke træffe beslutningen uden kontekst.
| Når planen viser | Spørg først | Gør derefter |
|---|---|---|
| Overlap | Kan medarbejderen faktisk være begge steder? | Flyt, forkort eller bekræft bookingen |
| Ledig kapacitet | Er der klarlagt arbejde, der kan fremrykkes? | Book en relevant sag |
| For få planlagte timer | Mangler bookinger eller er medarbejderen fraværende? | Afklar årsagen |
| Mange afvigelser | Er estimater, opgavetyper eller registreringer årsagen? | Justér arbejdsgang eller næste plan |
Tre forskellige tal
Estimerede timer beskriver forventningen til opgaven. Planlagte timer beskriver den tid, der er lagt i kalenderen. Registrerede timer beskriver det udførte arbejde. Work holder dem adskilt, så sagskortet ikke gør planen til historisk sandhed.
Kontoret planlægger – medarbejderen udfører
Admin arbejder typisk med dag- og ugevisning, kapacitet og fordeling. Field ser sin relevante dag og de sager, der er knyttet til bookingerne. Det giver forskellige visninger af samme plan uden at gøre medarbejderen til planlægningschef ved et uheld.
Mål kvaliteten af planen
- Kan medarbejderen forstå opgaven uden at ringe efter grundoplysninger?
- Er planen opdateret, når noget ændrer sig?
- Er der plads til virkelige forhold frem for kun teoretisk arbejdstid?
- Bliver forskellen mellem planlagt og registreret tid brugt til at lære?
- Er det tydeligt, hvem der må omfordele arbejdet?
Kompetence og kapacitet er to forskellige ting
En ledig medarbejder er ikke nødvendigvis den rigtige medarbejder. Planlægningen skal også tage højde for fag, autorisation, erfaring, adgangsforhold og hvem kunden forventer. Work viser bookinger og kapacitet, mens virksomheden fortsat skal træffe den faglige fordeling.
Planlægning er ikke ruteoptimering
En kalender kan vise adresser, tider og rækkefølge, men den erstatter ikke nødvendigvis et specialiseret værktøj til automatisk ruteoptimering eller flådestyring. Har virksomheden mange korte besøg over store afstande, bør køretid og geografisk fordeling vurderes særskilt.
Luk ugen med 20 minutters læring
Vælg et par sager, hvor plan og registreret tid afveg. Find årsagen, og afgør om næste estimat, bookinglængde eller arbejdsbeskrivelse skal ændres. Det gør planlægning til en lærende rutine frem for en gentagelse af sidste uges gæt.