Start med at finde hullerne
Før I ændrer arbejdsgangen, skal I vide, hvor tiden forsvinder. Gennemgå en almindelig uge sammen med medarbejderne. Sammenlign kalender, kørsler, sager og tidsregistreringer.
Se især efter:
- korte servicebesøg uden registrering
- kørsel mellem opgaver
- afhentning og bestilling af materialer
- opstart, oprydning og aflevering
- telefoner og beskeder om en konkret sag
- ventetid, der skyldes kundens forhold eller andre fag
- ekstraarbejde, som kun er aftalt mundtligt
- timer, der er placeret på “diverse” eller den forkerte sag
Målet er ikke at fakturere alt uden hensyn til aftalen. Målet er at registrere det udførte arbejde, så virksomheden kan afgøre, hvad der hører til fakturaen, og hvad der er en intern omkostning.
Den enkle arbejdsgang: før, under og efter
| Tidspunkt | Fast handling | Hvorfor det virker |
|---|---|---|
| Før arbejdet | Sagen, aktiviteten og den ansvarlige er klar | Medarbejderen skal ikke lede efter det rigtige sted |
| Når arbejdet starter | Start tiden eller notér begyndelsen | Registreringen sker tæt på virkeligheden |
| Ved opgaveskift | Stop den gamle og start den nye aktivitet | Korte opgaver bliver ikke opslugt af hele dagen |
| Ved ændringer | Tilføj note og dokumentér ekstraarbejde | Tiden kan forklares og eventuelt faktureres |
| Ved dagens slutning | Kontrollér at dagen hænger sammen | Mangler opdages, mens arbejdet stadig kan huskes |
| Ugentligt | Kontoret følger mangler og afvigelser op | Fejl bliver rettet før løn og faktura |
1. Gør den rigtige sag klar på forhånd
En medarbejder registrerer ikke korrekt, hvis kunden hedder “måske Jensen”, eller hvis opgaven endnu ikke findes. Opret sagen, før arbejdet begynder. Tilknyt adresse, ansvarlig medarbejder og de aktiviteter, der giver mening.
Brug få aktiviteter med navne fra hverdagen: “Nedrivning”, “Montering”, “Fejlsøgning” og “Aflevering”. En liste med 38 næsten ens valgmuligheder skaber ikke bedre data. Den skaber kreative genveje.
2. Registrér ved skift – ikke ved ugens slutning
Det bedste tidspunkt at registrere er, når arbejdet skifter karakter: ved ankomst, ved skift til en ny sag, efter materialehentning eller når dagen slutter.
Hvis virksomheden bruger start og stop, skal knappen være tæt på dagens plan. Ved manuel registrering bør medarbejderen som minimum afslutte dagen, før telefonen ryger i lommen.
En påmindelse kan hjælpe, men den kan ikke redde en arbejdsgang, hvor det tager seks tryk at finde kunden.
3. Aftal hvad der sker med kørsel, klargøring og materialer
Mange manglende timer ligger i gråzonerne omkring selve håndværket. Aftal derfor faste kategorier og regler for:
- kørsel fra værksted til første kunde
- kørsel mellem to kundesager
- afhentning af materialer til en bestemt sag
- læsning og klargøring
- oprydning og bortskaffelse
- telefonisk rådgivning og bestilling
- ventetid og forgæves kørsel
Om tiden må faktureres, afhænger af kundeaftalen. Men hvis tiden ikke registreres, kan virksomheden hverken fakturere den, beregne den ind i prisen eller reducere den.
4. Skil ekstraarbejde fra den oprindelige opgave
Når kunden spørger, om I “lige kan tage den væg med”, skal ændringen have sit eget spor. Beskriv arbejdet, notér tidspunktet, dokumentér behovet, og få kundens accept efter virksomhedens faste proces.
Registrér timerne på ekstraarbejdet frem for at gemme dem i hovedopgaven. Så kan kontoret se, hvorfor sagen bruger mere tid end tilbudt, og kunden får et forståeligt grundlag.
Læs den samlede guide i Sådan dokumenterer og afregner du ekstraarbejde.
5. Brug en daglig to-minutters kontrol
Dagen skal hænge nogenlunde sammen. Hvis medarbejderen har været på arbejde i 7,5 timer, men kun har registreret 5,5, mangler der enten tid, pause eller en forklaring.
Kontrollen kan bestå af tre spørgsmål:
- Er alle dagens sager med?
- Er start, slut og pause rimelige?
- Er ændringer, ventetid og ekstraarbejde forklaret?
Det er lettere at finde 25 minutter tirsdag eftermiddag end fredag aften, hvor tirsdag mest føles som noget, der skete i et tidligere liv.
6. Lad kontoret følge op på undtagelser
Kontoret behøver ikke kontrollere hvert minut. Fokusér på registreringer, der ser ufuldstændige eller usandsynlige ud:
- en hel arbejdsdag uden tid
- en åben timer fra dagen før
- meget lange eller korte registreringer
- mange timer på “diverse”
- registreret tid uden sag
- store forskelle mellem planlagt og registreret tid
- ekstraarbejde uden note eller accept
Rettelser skal ske åbent. Den oprindelige registrering, ændringen og den ansvarlige bør kunne forklares. Det skaber mere tillid end en tavs rettelse, der får tallene til at passe.
7. Brug ikke faktureringsgrad som pisk
Hvis medarbejderne bliver målt på en høj procent uden hensyn til deres opgaver, kan de begynde at placere intern tid på kunder eller lade være med at registrere den. Så ser tallet bedre ud, mens beslutningsgrundlaget bliver dårligere.
Brug i stedet faktureringsgraden til at finde forhold, virksomheden kan ændre: dårlig planlægning, unødig ventetid, uklare kundeaftaler, manglende sager eller for meget dobbeltarbejde.
Regneeksempel: 15 minutter om dagen
Forestil dig seks medarbejdere, som hver mangler at registrere 15 fakturerbare minutter pr. arbejdsdag. Ved 20 arbejdsdage bliver det:
6 medarbejdere × 0,25 time × 20 dage = 30 timer om måneden.
Hvis kundens timepris er 650 kr. ekskl. moms, svarer det til et muligt fakturagrundlag på:
30 timer × 650 kr. = 19.500 kr. ekskl. moms om måneden.
Det er et regneeksempel, ikke et løfte. Nogle manglende minutter kan ikke faktureres. Men registreringen viser, om problemet ligger i aftalen, prisen, planlægningen eller selve vanen.
En fireugers plan til bedre registrering
Uge 1: Find mønstret
Gennemgå mangler og tal med medarbejderne. Vælg de tre største årsager til, at tid forsvinder.
Uge 2: Forenkling
Ryd op i aktiviteter og interne kategorier. Sørg for, at morgendagens sager er klar og tildelt.
Uge 3: Fast rytme
Indfør registrering ved opgaveskift og daglig kontrol. Følg venligt op samme dag, når noget mangler.
Uge 4: Mål effekten
Sammenlign fuldstændigheden, fakturerbare timer og mængden af rettelser. Tal også med medarbejderne: Er arbejdsgangen blevet lettere eller bare mere irriterende?
Mål mere end én procent
| Måling | Hvad den viser |
|---|---|
| Andel fulde arbejdsdage | Om registreringerne overhovedet er komplette |
| Efterregistreringer | Om tiden registreres for sent |
| Tid på “diverse” | Om kategorier og sager er forståelige |
| Faktureringsgrad | Hvor stor en del af arbejdstiden der er fakturerbar |
| Forskel på plan og registrering | Om kalender og virkelighed hænger sammen |
| Ikke-fakturerbar tid pr. årsag | Hvor forbedringerne kan sættes ind |
Sådan understøtter Work arbejdsgangen
I Work kan sager og aktiviteter ligge klar til medarbejderen, så tiden registreres tæt på dagens arbejde. Kontoret kan følge registreringerne sammen med plan, ekstraarbejde og fakturagrundlag og reagere på mangler, før sagen afsluttes.
Se mere om tidsregistrering til håndværkere. Hvis du vil forstå selve målingen, kan du læse Hvad er faktureringsgrad?
Tjekliste til virksomheden
- Morgendagens sager og aktiviteter er oprettet.
- Alle ved, hvornår de skal starte, stoppe og skifte registrering.
- Kørsel, materialehentning og intern tid har klare kategorier.
- Ekstraarbejde registreres og dokumenteres særskilt.
- Hver medarbejder kontrollerer dagen, før den afsluttes.
- Kontoret følger undtagelser op hurtigt og åbent.
- Resultater bruges til bedre aftaler, priser og planlægning.