Formlen for faktureringsgrad
Faktureringsgrad = fakturerbare timer ÷ samlede arbejdstimer × 100
Eksempel: 120 fakturerbare timer ÷ 160 arbejdstimer × 100 = 75 %.
Det betyder ikke nødvendigvis, at alle 120 timer allerede står på en sendt faktura. Det betyder, at timerne efter virksomhedens aftaler og opgørelse kan faktureres til kunder.
Hvilke timer skal med i regnestykket?
Først skal perioden og grundlaget være tydeligt. Ellers kan to personer beregne hver sin faktureringsgrad ud fra de samme registreringer.
| Del af beregningen | Typisk med | Vær opmærksom på |
|---|---|---|
| Fakturerbare timer | Arbejde, der må viderefaktureres efter kundeaftalen | Fastprisarbejde skal omregnes eller analyseres særskilt |
| Samlede arbejdstimer | Fakturerbar tid plus intern arbejdstid i perioden | Ferie, sygdom og helligdage håndteres efter den valgte ledelsesdefinition |
| Periode | Uge, måned, kvartal eller år | Korte perioder kan blive påvirket kraftigt af enkelte opgaver |
| Niveau | Medarbejder, team, sag eller hele virksomheden | Tallene kan ikke bruges på samme måde på alle niveauer |
Til intern styring kan virksomheden vælge at beregne på produktive arbejdstimer og holde ferie og sygdom udenfor. Til kapacitets- og årsbudget kan fravær være relevant. Det vigtigste er at dokumentere metoden og bruge den samme fra periode til periode.
Tre regneeksempler
Eksempel 1: en medarbejder på en måned
- Samlet registreret arbejdstid: 160 timer
- Fakturerbare timer: 124 timer
- Ikke-fakturerbare timer: 36 timer
124 ÷ 160 × 100 = 77,5 % faktureringsgrad.
Eksempel 2: et team i en uge
Fire medarbejdere registrerer tilsammen 148 arbejdstimer. 108 timer er fakturerbare.
108 ÷ 148 × 100 = 73,0 % faktureringsgrad.
De resterende 40 timer kan blandt andet være værksted, kørsel, møder, oprydning, lager og tilbudsarbejde. Tallet fortæller ikke i sig selv, om tiden er spildt.
Eksempel 3: virksomheden mangler registreringer
Systemet viser 120 registrerede timer, hvoraf 105 er fakturerbare. Det giver 87,5 %. Men medarbejderne var på arbejde i 150 timer, og 30 interne timer blev aldrig registreret.
Den reelle beregning er 105 ÷ 150 × 100 = 70 %. Den flotte første procent skyldtes manglende data – ikke bedre drift.
Faktureringsgrad er ikke det samme som faktureret beløb
Faktureringsgraden måler timer, ikke kroner. To medarbejdere kan have samme faktureringsgrad og skabe forskellig omsætning, fordi deres timepriser, opgaver eller aftaler er forskellige.
Tallet siger heller ikke alene, om virksomheden tjener penge. En høj faktureringsgrad med en for lav timepris kan stadig give et dårligt resultat. Omvendt kan nødvendigt tilbudsarbejde, oplæring og kvalitetssikring sænke procenten og samtidig gøre virksomheden stærkere.
Derfor bør faktureringsgraden ses sammen med timepris, dækningsbidrag, faktisk sagsøkonomi og ordrebog.
Findes der en rigtig faktureringsgrad?
Nej, ikke ét tal der passer til alle håndværksvirksomheder. En servicetekniker med mange korte kundeopgaver har en anden hverdag end en lærling, en projektleder eller en mester, der både sælger, planlægger og udfører arbejdet.
Brug i stedet tre pejlemærker:
- Virksomhedens økonomi: Hvilken faktureringsgrad er lagt ind i timeprisen og budgettet?
- Rollens opgave: Hvor meget intern tid følger naturligt med medarbejderens ansvar?
- Udviklingen: Bliver tallet bedre eller dårligere – og kan ændringen forklares?
Det er mere nyttigt at kende jeres realistiske niveau end at jagte en tilfældig brancheprocent.
Sådan beregner du et troværdigt tal
- Vælg perioden. Brug gerne en måned eller et kvartal, så enkelte sygedage og store interne opgaver ikke fylder urimeligt meget.
- Kontrollér den samlede arbejdstid. Mangler der dage, medarbejdere eller interne registreringer?
- Markér fakturerbar tid. Brug kundeaftalen og virksomhedens faste regler – ikke mavefornemmelsen.
- Beregn procenten. Fakturerbare timer divideret med samlede arbejdstimer gange 100.
- Forklar afvigelser. Se på opgavetyper, bemanding, ventetid, oplæring og manglende registreringer.
- Sammenlign ens perioder. Brug samme metode, ellers måler du mest forskellen på to regneark.
Hvad kan trække faktureringsgraden ned?
- timer bliver ikke registreret på kunden, selv om de må faktureres
- medarbejdere venter på materialer, adgang eller andre fag
- kørsel og klargøring er ikke tænkt ind i kundeaftalen
- opgaver bliver planlagt med for mange huller
- fejl og omarbejde tager tid uden ekstra betaling
- mester og projektleder bruger meget tid på salg og koordinering
- for mange interne aktiviteter lander hos de samme medarbejdere
Nogle årsager kan fjernes. Andre er en nødvendig del af at drive virksomheden. Opgaven er ikke at gøre al tid fakturerbar, men at kende prisen på den tid, der ikke er det.
Faktureringsgrad ved fastprisarbejde
På en fastprissag bliver kunden ikke faktureret for hver enkelt time. Timerne bør stadig registreres. De viser, om prisen dækkede det faktiske arbejde.
Til analyse kan virksomheden enten holde fastprissager uden for den almindelige timebaserede faktureringsgrad eller omregne omsætningen til en intern timeværdi. Vælg én metode og beskriv den. Det vigtigste er, at fastprisarbejdet ikke bare forsvinder fra opfølgningen.
Fire fejl, der gør procenten misvisende
- Kun kundetimer bliver registreret. Procenten bliver kunstigt høj.
- Ferie og fravær håndteres forskelligt fra måned til måned. Udviklingen kan ikke sammenlignes.
- Alle roller vurderes efter samme mål. En projektleder og en montør har forskellige opgaver.
- Procenten bruges som præstationsmål alene. Det kan få medarbejdere til at skjule intern tid eller placere timer forkert.
Brug faktureringsgraden til de rigtige beslutninger
Faktureringsgraden kan hjælpe med at:
- beregne en bæredygtig timepris
- lægge et realistisk kapacitetsbudget
- opdage manglende registreringer
- se hvilke opgavetyper der skaber meget ventetid
- vurdere om planlægningen giver for mange tomme mellemrum
- følge om ændringer faktisk virker
Gå fra måling til handling med guiden til at få alle timer med og øge faktureringsgraden. Se også hvilke timer der er fakturerbare og ikke-fakturerbare.
Sådan kan Work hjælpe
Når tid registreres på den rigtige sag og aktivitet, kan Work samle grundlaget for opfølgning. Du kan se det udførte arbejde sammen med plan, tilbud og øvrige sagsdata. Det gør beregningen mere troværdig og forklarer, hvor timerne er blevet af.
Læs mere om tidsregistrering i Work og overblik og rapportering.
Ofte stillede spørgsmål
Skal faktureringsgraden være 100 %?
Nej. En virksomhed har normalt nødvendige opgaver, som ikke kan sendes direkte videre til en kunde. 100 % kan også være et tegn på, at intern tid ikke bliver registreret.
Kan faktureringsgraden beregnes pr. sag?
Ja, men den bruges lidt anderledes. På sagen kan du se forholdet mellem fakturerbar tid og al registreret tid. Kombinér det med pris og omkostninger for at vurdere resultatet.
Hvor ofte bør vi følge tallet?
En månedlig opfølgning passer til mange mindre virksomheder. Brug en længere periode, hvis opgaverne er store eller sæsonen påvirker arbejdet meget.