Arkivér, deaktivér og slet betyder ikke det samme. Vælg den mindst indgribende handling, der løser behovet. Det bevarer virksomhedens historik og gør det lettere at finde dokumentation senere.
Arkivér, når posten stadig hører til historikken
Arkivering bruges til oplysninger, der ikke længere skal fylde i den aktive drift, men stadig skal kunne findes. Det kan eksempelvis være en tidligere kunde, et afsluttet tilbud eller en færdig sag.
- Posten fjernes fra den normale aktive visning.
- Historikken bevares.
- Brug statusfilteret Arkiveret for at finde posten igen.
- Vælg Aktiv eller den relevante status, hvis brugerfladen tilbyder genaktivering.
Deaktivér, når en bruger ikke længere skal have adgang
Deaktivér en medarbejder, når personen ikke længere skal kunne logge ind. Brugeren må ikke genbruges til en ny medarbejder. Invitér i stedet den nye person med sin egen e-mail, så registreret tid, sager og ændringshistorik fortsat er knyttet til den rigtige person.
Slet kun, når oplysningerne reelt er forkerte eller overflødige
Sletning bruges til enkelte registreringer, som ikke skal indgå i historikken, eksempelvis en fejloprettet tidsregistrering. Læs bekræftelsen grundigt. Hvis Work ikke viser en slettehandling, kan posten være låst, anvendt i fakturagrundlaget eller beregnet til at blive arkiveret i stedet.
Kontrollér dette først
- Er posten knyttet til et tilbud, en sag, en faktura eller kvalitetssikring?
- Skal virksomheden kunne dokumentere den senere?
- Kan arkivering eller deaktivering løse behovet?
- Er du sikker på, at den valgte handling gælder den rigtige post?
Er du i tvivl, så arkivér eller deaktivér først. Slet kun, når Work viser handlingen, og du har kontrolleret konsekvensen.