Work samler kunder, tilbud, sager, planlægning, tid, kvalitet og fakturering. Brug denne vejledning som tjekliste til den første opsætning. Du kan ændre indstillingerne senere, men de vigtigste valg bør være på plads, før medarbejderne begynder at arbejde i systemet.
1. Udfyld virksomhedens oplysninger
- Åbn Indstillinger → Virksomhedsoplysninger, og udfyld virksomhedens navn, CVR-nummer, adresse, kontaktoplysninger og betalingsbetingelser.
- Udfyld bankoplysningerne. De bruges på fakturaer og skal være på plads, før du kan sende tilbud fra Work.
- Upload virksomhedens logo, så det kan vises på tilbud, ordrebekræftelser, fakturaer og kvalitetspakker.
- Læs og godkend GDPR-teksten og databehandleraftalen under Virksomhedsoplysninger.
2. Gennemgå de fælles indstillinger
Åbn Indstillinger, og tag stilling til følgende områder:
- Driftsregler: Vælg tidszone, arbejdsdage og virksomhedens normale arbejdstid. Reglerne bruges til kapacitet og signaler i planlægningen.
- Statusmodeller og kundetyper: Kontrollér statusforløb, standardstatus, kundetyper og momsregler.
- Prispolitik: Opret de prisprofiler, som skal bruges til timer, materialer, kørsel og andre ydelser. Kontrollér også pause, tillæg, avance og rabat.
- Kvalitet og kontrol: Tilpas de KLS- og BR18-kontrollister, der automatisk kopieres til relevante nye sager.
- Ugesedler: Vælg, om medarbejderne skal aflevere ugens timer til gennemgang og godkendelse.
- Tekster og dokumenter: Tilpas faste dokumenttekster og e-mails, og upload faste bilag som forretningsbetingelser.
- Regnskabsintegration: Vælg, om Work håndterer fakturaerne alene, eller om færdiggjorte fakturaer skal overføres til et regnskabssystem.
3. Invitér brugerne
Åbn Brugere, og invitér de medarbejdere, der skal arbejde i Work. Vælg mellem Admin og Field, og kontrollér Field-brugerens adgang til de enkelte moduler, før invitationen sendes.
4. Gennemfør det første flow
- Opret kunden under Kunder.
- Opret et tilbud med timer, materialer og andre relevante linjer.
- Send tilbuddet fra tilbudskortets menu Handlinger.
- Når kunden har godkendt tilbuddet, vælger du Handlinger → Konverter til sag.
- Planlæg arbejdet for den ansvarlige medarbejder.
- Registrér tid, materialer og dokumentation på sagen.
- Kontrollér kvaliteten, og opret en fakturakladde.
Du kan bruge knappen Opret øverst i Work på web som genvej til de mest almindelige handlinger.
Kom i gang i appen
Når Admin har gennemført den fælles opsætning på web, logger medarbejderen ind i appen og bruger Min dag som startpunkt. Tryk på tandhjulet på Min dag, vælg Profil, og kontrollér virksomhed og rolle. Åbn derefter den rigtige sag, og registrér tid, materialer og dokumentation derfra. Se også Din første arbejdsdag som Field-bruger.