Et tilbud er både salgsbrev og arbejdsgrundlag
Kunden skal kunne forstå, hvad der leveres, hvad det koster, og hvilke forudsætninger der gælder. Samtidig skal den medarbejder, der senere får sagen, kunne genkende opgaven. Hvis tilbuddet kun siger “arbejde ifølge aftale”, har det en imponerende evne til at skabe nye aftaler bagefter.
Byg tilbuddet lag for lag
- Vælg den rigtige kunde og adresse. Kontrollér kontaktoplysninger før dokumentet oprettes.
- Beskriv opgaven. Skriv hvad der er med, og hvad der ikke er med.
- Tilføj linjer. Brug timer, materialer og andre relevante poster med korrekte enheder.
- Kontrollér pris og beregning. Se subtotal, rabat, moms og total i sammenhæng.
- Angiv gyldighed og forudsætninger. Kunden skal vide, hvor længe tilbuddet gælder.
- Gennemlæs PDF’en. Kontroller det dokument, kunden faktisk modtager.
Timer og materialer skal have de rigtige enheder
En timelinje og en materialelinje beskriver ikke det samme. Når en linje ændres til materiale, skal standarden være en materialenhed som stk.. Har du bevidst valgt en anden enhed, skal den ikke forsvinde. Enheder virker som en lille detalje, indtil kunden læser “6 timer rør”.
Tilbud eller overslag?
De to begreber kan have forskellige konsekvenser for pris og forventning. Brug ikke ordet tilfældigt. Læs forklaringen Tilbud eller overslag – hvad er forskellen?, og få rådgivning ved større eller usædvanlige aftaler.
Følg tilbuddet uden at gætte
| Status | Hvad den fortæller | Typisk næste handling |
|---|---|---|
| Kladde | Tilbuddet er under arbejde | Gennemgå og færdiggør |
| Sendt | Kunden har modtaget tilbuddet | Planlæg relevant opfølgning |
| Vundet/accepteret | Kunden har sagt ja | Bekræft konvertering til sag |
| Afventer | Beslutningen er udsat | Angiv hvornår der følges op |
| Lukket/tabt | Tilbuddet bliver ikke til arbejde nu | Gem årsag og afslut opfølgning |
Se den praktiske metode til at følge op på tilbud uden at mase kunden.
Når tilbuddet bliver til en sag
Work viser en bekræftelse med tilbud, kunde, konsekvens og ansvarlig/team, før konverteringen gennemføres. Når den lykkes, føres de relevante oplysninger videre, og tilbuddet markeres som vundet. Det skaber en tydelig forbindelse mellem det tilbudte og den nye sag.
Ændringer hører ikke hjemme mellem linjerne
Hvis kunden ændrer opgaven efter accept, skal ændringen beskrives og aftales. Lad det oprindelige tilbud stå som grundlag, og dokumentér ekstraarbejdet særskilt. Brug guiden til at dokumentere ekstraarbejde.
Tjek før du sender
- Er kunden og arbejdsstedet korrekt?
- Er omfang og afgrænsning tydelig?
- Har alle linjer korrekt beskrivelse, mængde og enhed?
- Stemmer subtotal, rabat, moms og total?
- Er gyldighed og forudsætninger med?
- Er næste opfølgning aftalt internt?
Gør kundens valg let at kontrollere
Saml beslægtede linjer, brug korte overskrifter og forklar større poster. Hvis der er alternativer, skal det fremgå, hvad kunden vælger imellem, og om valget ændrer pris eller omfang. Et tilbud skal kunne læses uden en telefonisk oversættelse fra den person, der skrev det.
Brug tilbudsdata til at lære
Følg hvor mange tilbud der bliver sendt, vundet, tabt eller sat i bero. Tallene skal ikke stå alene. Notér også de grunde, virksomheden faktisk kan lære af: pris, timing, uklart omfang, manglende opfølgning eller kunden valgte en anden løsning.
Fast pris kræver stadig tydeligt omfang
En fast pris betyder ikke, at beskrivelsen kan være kortere. Tværtimod. Jo mindre prisen kan justeres efter forbrug, desto vigtigere er afgrænsning og forudsætninger. Ved regningsarbejde skal timepris, materialehåndtering og andre relevante vilkår stå forståeligt.