Regler for registrering af arbejdstid – hvad skal arbejdsgiveren vide?

Vigtigt: Artiklen giver et praktisk overblik og er ikke juridisk rådgivning. Regler kan afhænge af overenskomst, ansættelsesforhold, rådighedsvagter og konkrete undtagelser.

Hovedkravene kort fortalt

Hvorfor findes registreringskravet?

Registreringen skal gøre det muligt at kontrollere, om medarbejdernes rettigheder om arbejdstid og hvile bliver overholdt. Arbejdstilsynet fremhæver især:

• maksimal gennemsnitlig ugentlig arbejdstid
• daglig hvileperiode
• ugentligt fridøgn

Arbejdstilsynet kan bede om at se registreringerne, eksempelvis hvis der er mistanke om, at reglerne om hvileperiode eller fridøgn ikke er overholdt.

Skal alle registrere start og slut?

Loven giver arbejdsgiveren metodefrihed. Det betyder, at der ikke er ét bestemt program eller én bestemt formular, alle skal bruge. Systemet skal dog gøre det muligt at opgøre den enkelte medarbejders daglige arbejdstid og opfylde kravene om objektivitet, pålidelighed og tilgængelighed.

I forarbejder og vejledninger beskrives en model, hvor den normale arbejdstid kan være forhåndsregistreret, og medarbejderen registrerer afvigelser. Om den model passer til virksomheden, afhænger af arbejdstiderne og kvaliteten af arbejdsgangen. Håndværkere med skiftende adresser, overarbejde, kørsel og varierende dage vil ofte have brug for en mere konkret daglig registrering.

Arbejdstid og sagstid er ikke helt det samme

Den lovpligtige registrering handler om medarbejderens daglige arbejdstid. Virksomhedens sagsregistrering handler om, hvilke kunder og aktiviteter tiden er brugt på.

Et system kan godt håndtere begge dele, men virksomheden skal kunne se forskellen. En medarbejder kan for eksempel have 8 timers arbejdstid, hvor 6,5 timer ligger på kundesager og 1,5 time på interne opgaver.

Læs grundforklaringen i Hvad er tidsregistrering?

Hvem kan være undtaget?

Reglerne indeholder snævre muligheder for undtagelse, blandt andet for visse medarbejdere, hvis arbejdstidens længde på grund af arbejdets særlige træk ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller medarbejderen selv kan fastsætte den og har selvstændig beslutningskompetence eller ledelsesfunktioner.

Det er ikke nok, at en medarbejder tilrettelægger dagens rækkefølge eller kører alene mellem kunder. Undtagelsen kræver en konkret vurdering, og det relevante forhold skal fremgå af ansættelsesdokumenterne. Få juridisk eller overenskomstmæssig rådgivning, før en medarbejder behandles som undtaget.

De centrale arbejdstidsgrænser

Den gennemsnitlige 48-timers grænse

Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid må som hovedregel ikke overstige 48 timer inklusive overarbejde beregnet over en referenceperiode. Overenskomster og særlige regler kan påvirke beregningen og mulighederne for aftaler.

11 timers daglig hvile

Arbejdet skal som hovedregel planlægges, så medarbejderen får mindst 11 sammenhængende timers hvile inden for hver periode på 24 timer. Der findes undtagelser og regler om kompenserende hvile, som kan være relevante ved særlige arbejdsformer.

Ugentligt fridøgn

Medarbejderen skal som hovedregel have et ugentligt fridøgn i tilknytning til den daglige hvileperiode. Også her kan overenskomst og særlige regler have betydning.

Brug ikke denne korte oversigt til at afgøre komplicerede vagt-, rejse- eller overarbejdssituationer. Tjek de aktuelle regler og den relevante overenskomst.

Hvad tæller som arbejdstid?

Arbejdstid er overordnet den tid, hvor medarbejderen arbejder og står til rådighed for arbejdsgiveren. Pauser, kørsel, rådighedsvagter, omklædning og rejsetid kan kræve en konkret vurdering.

Lav derfor ikke én hurtig regel for alle situationer. Beskriv de almindelige forhold i virksomheden, og få hjælp til gråzoner. Det gælder især:

• kørsel fra hjem eller værksted til skiftende arbejdssteder
• rådighedsvagt og tilkald
• pauser, hvor medarbejderen stadig står til rådighed
• overnatning og rejsearbejde
• omklædning og klargøring
• arbejde hjemmefra eller efter normal arbejdstid

Krav til opbevaring og adgang

Registreringerne skal opbevares i den lovbestemte periode. Den almindeligt beskrevne opbevaringsregel er fem år efter udløbet af den referenceperiode, der bruges til beregning af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.

Medarbejderen skal kunne få adgang til egne oplysninger. Virksomheden bør samtidig styre, hvem der kan se, rette og eksportere registreringer. En kollega behøver normalt ikke adgang til alle andres arbejdstider.

GDPR: registrér det nødvendige – ikke medarbejderens hele liv

Arbejdstidsregistrering indeholder personoplysninger. Virksomheden skal have et sagligt formål, informere medarbejderne og beskytte oplysningerne.

• Beskriv formålet med registreringen.
• Afgør hvilke oplysninger der er nødvendige.
• Begræns adgang efter roller og arbejdsbehov.
• Fastlæg opbevaring og sikker sletning.
• Dokumentér leverandører og databehandling.
• Vær særlig forsigtig med GPS og anden detaljeret kontrol.

Hvis virksomheden bruger lokation, skal formål og nødvendighed vurderes særskilt. Et lovkrav om arbejdstidsregistrering er ikke i sig selv et krav om at følge medarbejderens telefon.

Sådan indfører virksomheden en brugbar ordning

1. Kortlæg medarbejdergrupper og aftaler. Find overenskomster, vagter, fleksible tider og mulige undtagelser.
2. Beslut hvad der registreres. Daglig arbejdstid, pauser, afvigelser og eventuel fordeling på sager.
3. Vælg en enkel metode. Den skal virke på de steder og enheder, medarbejderne faktisk bruger.
4. Skriv en kort politik. Forklar hvornår, hvordan og hvorfor tiden registreres, samt hvem der kan rette den.
5. Informér og oplær medarbejderne. Brug konkrete eksempler fra deres arbejdsdag.
6. Kontrollér mangler og ekstreme værdier. Følg op løbende frem for ved årets slutning.
7. Gem dokumentation. Sørg for sikker opbevaring, adgang og eksport i hele perioden.
8. Gennemgå ordningen. Kontrollér den ved ændringer i regler, overenskomst, arbejdsgange eller system.

Hvad bør virksomhedens politik forklare?

• hvem ordningen gælder for
• hvad virksomheden regner som arbejdstid i de almindelige situationer
• hvordan og hvornår medarbejderen registrerer
• hvordan pauser, overarbejde, kørsel og vagter håndteres
• hvordan fejl og efterregistreringer rettes
• hvem der kontrollerer og godkender
• hvem der har adgang til oplysningerne
• hvor længe registreringerne opbevares
• hvor medarbejderen får hjælp ved tvivl

Typiske fejl ved indførelsen

1. Virksomheden køber et system, men beslutter ikke arbejdsgangen. Et login er ikke en politik.
2. Normal tid antages altid at være korrekt. Overarbejde, korte dage og arbejde efter fyraften bliver overset.
3. Sagstid forveksles med samlet arbejdstid. Interne timer og pauser gør, at tallene ikke nødvendigvis er ens.
4. Undtagelser bruges for bredt. Selvstændig planlægning af dagens rute er ikke automatisk selvtilrettelæggelse i lovens forstand.
5. Data slettes for tidligt eller er svære at finde. Opbevaring skal fungere, også hvis virksomheden skifter system.
6. Medarbejderne ved ikke, hvad registreringen bruges til. Uklarhed skaber modstand og dårligere data.

Tidsregistrering i Work

Work kan bruges til at registrere medarbejdernes tid og knytte udført arbejde til sager og aktiviteter. Virksomheden skal selv sikre, at opsætning, politik, medarbejdergrupper og arbejdsgange passer til gældende regler, overenskomster og konkrete ansættelsesforhold.

Se mere om tidsregistrering i Work og den praktiske guide Sådan får du alle timer med.

Officielle kilder og videre læsning

• Arbejdstilsynet: Regler om arbejdstid og hvileperiode
• Retsinformation: Lovforslag og bemærkninger om registreringskravet
• Arbejdstilsynet: Daglig hvileperiode

Kilder og regler er kontrolleret i august 2026.

Tjekliste til arbejdsgiveren

• Vi har identificeret de medarbejdere og aftaler, ordningen gælder for.
• Vores metode kan vise den enkelte medarbejders daglige arbejdstid.
• Systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
• Medarbejderne kender arbejdsgangen og kan se egne oplysninger.
• Rettelser og efterregistreringer håndteres tydeligt.
• Adgang, opbevaring og databehandling er dokumenteret.
• Vi følger op på hvile, ugentlig tid og særlige arbejdsmønstre.
• En fagperson har kontrolleret vores konkrete opsætning og politik.