Et kundekort skal hjælpe næste opgave
Et navn og et telefonnummer er ikke nok, når kunden har flere kontaktpersoner, et andet arbejdssted eller tidligere sager. Kundekortet skal samle de oplysninger, som gør næste tilbud eller besøg nemmere.
- navn, telefon og e-mail
- faktura- og arbejdsadresser
- relevante virksomhedsoplysninger som CVR og eventuelt EAN
- kontaktpersoner og praktiske noter
- tilbud, sager og historik i relation til kunden
Kunden og sagen er ikke det samme
Kunden beskriver relationen og de faste oplysninger. Sagen beskriver det konkrete arbejde. Den samme boligforening kan have mange arbejdssteder. Den samme privatkunde kan have flere opgaver over tid. Work giver dig nemt overblik over både kunder, adresser og sager.
| Oplysning | Hører typisk til | Eksempel |
|---|---|---|
| Firmanavn og CVR | Kunden | Andersens Ejendomme ApS |
| Fast kontaktperson | Kunden | Driftsleder med telefonnummer |
| Arbejdssted | Sagen eller kundens adressekartotek | Vestergade 12, kælderrum |
| Opgavebeskrivelse | Sagen | Udskift cirkulationspumpe |
| Adgangsforhold | Sagen eller relevant note | Nøgle hentes hos vicevært |
| Tilbud og udført arbejde | Historikken | Tidligere service og tilbud |
Gentagne kunder uden gentaget tastearbejde
Når en eksisterende kunde får en ny opgave, kan korrekte stamdata genbruges. Kontroller stadig, at kontaktperson og arbejdsadresse gælder denne gang. Genbrug er kun en fordel, hvis det genbrugte er rigtigt.
Noter giver overblik over tid og til hele teamet
En praktisk note kan være “ring 15 minutter før ankomst” eller “arbejdssted i bagbygning”. Det hjælper dig både nu og når andre skal overtage opgaven.
Når kunden bliver til tilbud og sag
Den valgte kunde føres videre til tilbuddet og den efterfølgende sag. Derfor er kundekortet begyndelsen på arbejdsgangen fra kunde til faktura.
Brug historikken i kundedialogen
Før et nyt besøg kan den ansvarlige se tidligere tilbud og sager i sammenhæng med kunden. Det gør det lettere at forstå tidligere løsninger og undgå at stille de samme grundspørgsmål igen. Historikken er støtte til samtalen og hjælper med at oprette en naturlig relation over tid.
Hold adgang og opbevaring saglig
Ikke alle medarbejdere behøver adgang til alle kunder. I Work kan du fordele adgang efter arbejdsopgaver, og gennemgå den, når roller ændrer sig.