Hvis kunden ikke kan finde tilbuddet eller ordrebekræftelsen, skal du først kontrollere, om dokumentet faktisk blev sendt, og hvilken adresse der blev brugt.
1. Kontrollér afsendelsen i Work
- Åbn det relevante tilbud.
- Kontrollér status og den registrerede afsendelsesdato.
- Åbn Handlinger, og vælg den relevante afsendelse eller gensendelse.
- Kontrollér modtagere, emne, besked, PDF og eventuelle vedhæftninger.
Et tilbud, der er sendt via Handlinger → Send tilbud, skifter automatisk til Sendt. Et manuelt statusskift dokumenterer kun statussen og sender ikke i sig selv en e-mail.
2. Kontrollér kundens adresse
- Sammenlign modtageren med kundens aktuelle e-mail eller kontaktperson.
- Ret kundens e-mail, hvis adressen er forkert, og kontrollér modtagerfeltet igen.
- Vær særligt opmærksom på tastefejl, gamle kontaktpersoner og fælles postkasser.
3. Bed kunden kontrollere sit mailfilter
Bed kunden søge efter virksomhedens navn og kontrollere spam, uønsket mail og eventuelle karantænemapper. Virksomhedens eget domæne eller mailfilter kan også have tilbageholdt beskeden.
4. Gensend den rigtige version
Brug Gensend tilbud, hvis tilbuddet allerede er sendt. Brug den tilsvarende handling for ordrebekræftelsen. Kontrollér altid PDF’en og vedhæftningerne, så kunden ikke modtager en ældre version.
Hvis dokumentet blev sendt uden for Work
Du kan hente PDF’en og sende den på en anden godkendt måde. Opdatér kun statussen manuelt, når du har bekræftet den eksterne afsendelse. Det manuelle statusskift er en backup og erstatter ikke Works afsendelsesfunktion.
Kontakt Work Support, hvis Work viser en fejl eller afsendelsen gentagne gange ikke gennemføres. Send tilbudsnummer, tidspunkt og den præcise fejltekst – aldrig adgangsoplysninger.