Hvad er materialeregistrering?

Kort fortalt

• Materialer registreres på den sag, hvor de bliver brugt.
• Registreringen bør som minimum vise varen, mængden og datoen.
• Kostpris og salgspris har forskellige formål og bør ikke blandes sammen.
• Løbende registrering mindsker risikoen for glemte indkøb og et forkert resultat på sagen.
• Materialeregistrering er én del af materialestyring – ikke det samme som lagerstyring.

Hvad registrerer man som materialer?

Materialer er de varer og forbrugsdele, som bruges til at udføre kundens opgave. Det kan være de store poster som vinduer, varmepumper og kabelbakker. Det kan også være de små ting som skruer, fugemasse, afdækning og klinger. De små poster ser beskedne ud enkeltvis, men kan blive til mange penge på et år.

Værktøj, maskiner og almindeligt arbejdstøj er normalt ikke materialer på en bestemt sag. De kan være en omkostning i virksomheden, men skal kun lægges på kunden, hvis aftalen giver grundlag for det. Det samme gælder kørsel, miljøtillæg og leje af udstyr: kald dem det, de er, så fakturaen er til at forstå.

Hvilke oplysninger bør en registrering indeholde?

En registrering skal være enkel nok til, at den bliver lavet, og præcis nok til, at en anden kan bruge den. Et godt minimum er:

• Sag: Hvilken kunde og opgave hører materialet til?
• Dato: Hvornår blev varen købt eller brugt?
• Beskrivelse: Hvad er varen? Brug et navn, som også giver mening om tre måneder.
• Mængde og enhed: For eksempel 12 stk., 25 meter eller 3 liter.
• Kostpris: Hvad virksomheden betalte.
• Salgspris: Hvad kunden skal betale efter aftalen.
• Bilag eller reference: Kvittering, leverandørfaktura eller varenummer, når det er relevant.
• Registreret af: Nyttigt, hvis noget senere skal afklares.

Der er ingen gevinst i at registrere 14 oplysninger, hvis de fleste altid står tomme. Start med det, I faktisk bruger til fakturering og opfølgning. Udvid kun, når et konkret behov viser sig.

Kostpris og salgspris er ikke det samme

Kostprisen viser virksomhedens udgift. Salgsprisen viser det beløb, kunden skal betale. Forskellen kan dække håndtering, bestilling, lager, svind, garanti og den risiko, virksomheden tager ved at levere materialet.

Hvis fem blandingsbatterier koster 800 kr. stykket hos leverandøren, er kostprisen 4.000 kr. ekskl. moms. Hvis aftalen med kunden siger en salgspris på 1.000 kr. pr. styk, er materialernes salgspris 5.000 kr. ekskl. moms. Begge tal er nyttige, men til hver sit formål.

• Kostprisen bruges til at se sagens omkostning og dækningsbidrag.
• Salgsprisen bruges i tilbuddet og på fakturagrundlaget.
• Forskellen er ikke automatisk fortjeneste, fordi virksomheden også har andre omkostninger.

Hvorfor er materialeregistrering vigtig?

Du får flere rigtige poster med på fakturaen

Når materialer registreres med det samme, skal de ikke findes i varevognen, hukommelsen og en bunke kvitteringer ved månedens slutning. Fakturaen kan bygges på det arbejde, der faktisk er udført.

Du kan se, om sagen holder økonomien

En sag kan se fin ud, hvis man kun sammenligner salgspris og timer. Når leverandørfakturaer og varer fra lager kommer med, kan billedet ændre sig. Materialeregistreringen gør forskellen mellem et gæt og en brugbar opfølgning.

Tilbuddene bliver bedre næste gang

Når afsluttede sager viser det faktiske forbrug, kan virksomheden bruge erfaringen i nye tilbud. Måske blev der brugt 20 procent mere afdækning end beregnet. Måske blev standardpakken med smådele sat for lavt. Den viden er dyr at miste og billig at genbruge.

Spørgsmål fra kunden er lettere at besvare

En tydelig liste med dato, vare og mængde er lettere at forklare end en samlet linje med “diverse materialer”. Kunden behøver ikke kende hvert varenummer, men skal kunne se, hvad betalingen handler om.

Et eksempel fra en almindelig serviceopgave

En montør skifter en defekt pumpe. Pumpen er bestilt til sagen, mens pakninger, skruer og rensemiddel kommer fra bilen. Undervejs køber montøren en overgang hos den lokale grossist.

Hvis kun pumpen kommer med, mangler fakturagrundlaget 365 kr. i salg. Det virker måske ikke voldsomt. Gentages det på 20 serviceopgaver om måneden, er det 7.300 kr. i manglende omsætning før moms.

Hvornår skal materialerne registreres?

Det bedste tidspunkt er tæt på handlingen. Registrér varen, når den tages fra bilen, købes eller monteres. Hvis det ikke kan lade sig gøre, bør registreringen senest være en fast del af afslutningen på arbejdsdagen.

1. Før arbejdet: Kobl bestilte varer og forventede materialer til sagen.
2. Under arbejdet: Registrér ekstra varer, småindkøb og ændringer.
3. Efter arbejdet: Kontrollér mængder, returneringer og manglende bilag.
4. Før fakturering: Sammenhold registreringerne med aftalen og leverandørernes bilag.

Materialeregistrering, materialestyring og lagerstyring

Begreberne hænger sammen, men løser ikke præcis den samme opgave.

En mindre virksomhed kan godt have brugbar materialeregistrering uden et stort lagersystem. Det vigtigste er, at varerne ikke mister forbindelsen til sagen.

Typiske fejl

• Registrering sker først ved fakturering. Kvitteringer og småting er allerede væk.
• Alt kaldes “diverse”. Kunden og bogholderen kan ikke se, hvad posten dækker.
• Kostpris bruges som salgspris. Håndtering og risiko bliver ikke dækket.
• Returnerede varer bliver stående. Sagen ser dyrere ud, og kunden kan blive opkrævet forkert.
• Varer fra bilen tæller som gratis. De er betalt én gang og skal stadig knyttes til den rigtige sag.
• Leverandørfakturaen står alene. Et samlet køb kan vedrøre flere sager og skal fordeles.

En enkel rutine, der virker

1. Aftal hvilke oplysninger alle skal registrere.
2. Gør sagen til det faste samlingspunkt for materialerne.
3. Registrér på stedet eller senest ved arbejdsdagens afslutning.
4. Gem kvitteringen sammen med registreringen, når der er et bilag.
5. Afstem leverandørfakturaer og returneringer før sagen faktureres.
6. Brug de afsluttede sager til at forbedre priser og materialelister.

Den praktiske næste del er guiden til at få alle materialer og småindkøb med på sagen. Når både tid og materialer er samlet, kan du bygge et kontrolleret fakturagrundlag.

Sådan kan Work hjælpe

Work kan samle materialer på den samme sag som kunden, tilbuddet, timerne og dokumentationen. Det giver administrationen et samlet udgangspunkt, når sagen skal kontrolleres og faktureres. Medarbejderen skal stadig registrere det, der bliver brugt – men oplysningerne får et fast sted at lande.

Læs mere om materialestyring til håndværkere og om hele vejen fra kunde til faktura.

Ofte stillede spørgsmål

Skal hver eneste skrue registreres?

Ikke nødvendigvis enkeltvis. For små standardvarer kan en fast pakke eller sats være mere praktisk, hvis den passer til kundeaftalen og virksomhedens måde at beregne priser på. Det afgørende er, at forbruget ikke forsvinder.

Skal materialer registreres på fastprissager?

Ja. Kunden betaler måske ikke efter hver varelinje, men virksomheden har stadig brug for de faktiske omkostninger for at kunne følge sagens resultat og beregne næste tilbud bedre.

Er en kvittering det samme som en materialeregistrering?

Nej. Kvitteringen dokumenterer købet. Materialeregistreringen fortæller, hvilken sag varen blev brugt på. Et køb hos grossisten kan desuden indeholde varer til flere forskellige sager.