Materialer forsvinder i de små overleveringer
Den store leverance står som regel på en ordre. Det er fittings, skruer, fugemasse, kørsel til grossisten og andre småindkøb, der lettere bliver glemt. Hver linje er måske beskeden. Tilsammen kan de være forskellen på et rigtigt og et pynteligt fakturagrundlag.
Registrér det faktiske forbrug
I Work knyttes materialelinjer til den konkrete sag. En registrering bør fortælle, hvad der er brugt, i hvilken mængde og med hvilken enhed. Materialelinjer bruger som udgangspunkt en passende materialenhed som stk., mens et manuelt valgt enhedsnavn kan bevares.
| Oplysning | Eksempel | Hvorfor den er vigtig |
|---|---|---|
| Vare eller beskrivelse | Kobberrør 15 mm | Gør forbruget genkendeligt |
| Mængde | 6 | Viser det faktiske antal |
| Enhed | meter | Fjerner tvivl om mængden |
| Sag | Udskiftning hos kunde | Knytter udgiften til arbejdet |
| Prisgrundlag | Virksomhedens valgte prispolitik | Giver et ensartet grundlag til kontrol |
Et godt tidspunkt er bedre end en god hukommelse
Registrér materialer, når de tages i brug eller senest ved afslutningen af opgaven. Hvis medarbejderen venter til fredag, bliver seks meter rør nemt til “cirka noget rør”. Brug guiden til at få alle materialer med på sagen.
Katalog og fritekst har hver sin plads
Gentagne varer kan vælges fra virksomhedens sortiment eller katalog, så navn, enhed og prisgrundlag bliver ensartet. Et usædvanligt småindkøb kan beskrives som en særskilt linje med note eller bilag. Målet er ikke at tvinge alt ind i den samme skuffe, men at gøre kontrollen mulig.
Materialeregistrering er ikke det samme som lagerstyring
Work hjælper med materialer på sagen og det tilhørende pris- og fakturagrundlag. Har virksomheden behov for lokationsstyret lager, genbestilling, serienumre eller avanceret indkøbsstyring, kan et særskilt lagersystem være nødvendigt. Det er en vigtig forskel, når I vurderer jeres behov.
Kontorets kontrol før afslutning
- Sammenlign de registrerede materialer med tilbuddet eller opgavegrundlaget.
- Se efter småindkøb, bilag og materialer registreret uden genkendelig beskrivelse.
- Kontroller mængde, enhed og prisgrundlag.
- Afklar om materialet er en del af fast pris eller skal med i fakturagrundlaget.
- Gem forklaringen på sagen, hvis en post afviger.
Fra materialelinje til fakturagrundlag
Materialerne skal ses sammen med accepteret tilbud, registreret tid og eventuelt ekstraarbejde. På siden om fakturering og regnskab kan du se, hvordan Work samler grundlaget til kontrol.
Prispolitikken skal være en fælles beslutning
Indkøbspris og salgspris er ikke det samme. Virksomheden bør beslutte, hvordan prisgrundlaget håndteres, og hvem der må ændre det. En prispolitik kan give ensartede beregninger, men den bør gennemgås, når leverandørpriser eller virksomhedens vilkår ændrer sig.
Tre situationer kræver en note
- Materialet erstatter en anden vare end den, der stod i tilbuddet.
- Et akut indkøb har en usædvanlig pris eller mængde.
- Materialet er brugt til udbedring, garanti eller internt arbejde og skal behandles anderledes.
Noten skal forklare beslutningen kort. Den skal ikke være en roman om grossistens parkeringsforhold.
Følg materialeforbruget tilbage til tilbuddet
Når en varegruppe gentagne gange afviger, bør tilbudsgrundlaget eller arbejdsmetoden undersøges. Det kan være spild, manglende standardmaterialer eller et estimat, der aldrig er blevet opdateret. Registrering giver først værdi, når nogen bruger den til at forbedre næste sag.