Fakturaen er sidste led – ikke første skridt
Hvis arbejdet først bliver gennemgået, når fakturaen skal sendes, er virksomheden allerede sent ude. Fakturagrundlaget bliver bygget undervejs: tilbuddet beskriver aftalen, tidsregistreringen viser arbejdet, materialelinjerne viser forbruget, og noter og fotos forklarer ændringer.
Hvad består et fakturagrundlag af?
| Kilde | Det bidrager med | Kontroller |
|---|---|---|
| Tilbud eller aftale | Omfang, pris og forudsætninger | Hvad er fast pris, og hvad afregnes særskilt? |
| Tid | Registrerede tidsrum og aktiviteter | Mangler der timer, eller er noget intern tid? |
| Materialer | Varer, mængder, enheder og prisgrundlag | Er småindkøb og bilag med? |
| Ekstraarbejde | Godkendte ændringer ud over aftalen | Er ændringen beskrevet og aftalt? |
| Kvalitet og afslutning | Åbne punkter, fotos og dokumentation | Er sagen faktisk klar? |
En fast kontrol før videre behandling
- Åbn sagen og sammenlign det udførte med tilbuddet eller aftalen.
- Kontroller registreret tid og relevante aktiviteter.
- Gennemgå materialer, mængder, enheder og prisgrundlag.
- Find ekstraarbejde og dokumentation for kundens accept.
- Afklar åbne kvalitetspunkter eller mangler.
- Godkend grundlaget og send det videre gennem virksomhedens valgte regnskabsflow.
Brug den fulde tjekliste til fakturagrundlaget, når rutinen skal indføres.
Work og regnskabssystemet har forskellige roller
Work samler driften omkring kunden og sagen. Regnskabssystemet håndterer virksomhedens bogføring og den økonomiske behandling. Hvilken integration og overførsel der er tilgængelig, afhænger af jeres aktuelle opsætning. Se de aktuelle muligheder under integrationer.
Det er vigtigt at aftale, hvor en faktura oprettes, hvem der godkender den, og hvilket system der er det endelige økonomiske grundlag. To halve sandheder i to systemer bliver ikke til én hel.
Tre typiske fejl
Manglende småposter
En reservedel eller en halv times ekstra arbejde blev aldrig registreret. Løsningen er en enkel vane tæt på arbejdet – ikke en længere hukommelsestest senere.
Ekstraarbejde uden aftale
Arbejdet er udført, men ændringen er ikke beskrevet og godkendt. Dokumentér omfang og accept, før det bliver en diskussion på fakturaen.
Sagen afsluttes for tidligt
Et åbent kvalitetspunkt eller en manglende registrering opdages efter fakturering. Brug en fast afslutningskontrol og tydelig ansvarlig.
Krav til den faktiske faktura
Fakturagrundlaget er internt arbejdsgrundlag. Den faktura, kunden modtager, skal fortsat opfylde de krav, der gælder for virksomheden og leverancen. Se oversigten over krav til en håndværkerfaktura, og få konkret rådgivning ved tvivl.
Målet er hurtigere afklaring – ikke blind fart
Et samlet grundlag kan gøre kontrollen mere enkel, men fakturaen bør ikke sendes ukritisk. Den ansvarlige skal kunne forklare beløbet ud fra aftale og udført arbejde.
Fordel ansvaret før månedsafslutningen
| Opgave | Typisk ejer | Kontrol |
|---|---|---|
| Registrere tid og materialer | Medarbejderen der udførte arbejdet | Er det på den rigtige sag og aktivitet? |
| Afklare ændringer | Sagsansvarlig | Er omfang og kundens accept dokumenteret? |
| Godkende sag til fakturering | Admin eller sagsansvarlig | Er arbejdet afsluttet og grundlaget komplet? |
| Bogføre og sende | Virksomhedens økonomiansvarlige | Opfylder fakturaen krav og interne regler? |
Fast pris og regningsarbejde kontrolleres forskelligt
Ved fast pris bruges registreringerne blandt andet til at følge sagen og forstå resultatet, mens fakturabeløbet tager udgangspunkt i aftalen og godkendte ændringer. Ved regningsarbejde kan tid og materialer være en direkte del af grundlaget. Sæt derfor afregningsformen tydeligt på sagen og undgå at behandle alle registreringer ens.
Afstem mellem Work og regnskabet
Efter overførsel eller oprettelse bør virksomheden kunne se, hvilke sager der er sendt videre, og håndtere fejl eller afvisninger. Ret årsagen frem for at oprette en ny parallel post uden forklaring. Det bevarer sporet fra sag til økonomi.