To systemer med hver sin opgave
Work er arbejdsgrundlaget omkring kunden og sagen. Her bliver tilbud, planlægning, tid, materialer, kvalitet og fakturagrundlag samlet. Regnskabssystemet er det økonomiske system, hvor virksomheden bogfører, afstemmer betalinger, håndterer moms og afslutter regnskabet.
En god integration forsøger ikke at gøre de to systemer ens. Den flytter de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt og efterlader et tydeligt ansvar. Det er forskellen på en genvej og en ekstra fejlkilde.
| Opgave | Work | Regnskabssystemet |
|---|---|---|
| Kunde og arbejdssted | Bruges i tilbud, sag og planlægning | Bruges som debitor og modtager af faktura |
| Timer og materialer | Registreres og kontrolleres på sagen | Modtager de godkendte fakturalinjer – ikke hele sagens arbejdslog |
| Kvalitet og fotos | Dokumenteres på sagen | Overføres normalt ikke som regnskabsdata |
| Fakturagrundlag | Samles, gennemgås og godkendes | Modtages som kladde eller dokument efter det valgte flow |
| Bogføring og betaling | Viser driftsmæssig status | Er det økonomiske grundlag for bogføring, betaling og afstemning |
Den sikre vej fra sag til regnskab
- Registrér arbejdet på sagen. Timer, materialer og ændringer skal placeres dér, hvor arbejdet hører til.
- Gennemgå fakturagrundlaget. Sammenlign med tilbud, aftale, ekstraarbejde og åbne kvalitetspunkter.
- Godkend fakturaen. At gøre en faktura klar er ikke det samme som at sende den. En ansvarlig skal tage det sidste valg.
- Overfør til regnskabet. Work sender de data, det valgte og aktiverede flow understøtter.
- Kontrollér resultatet. Se efter den rigtige kunde, linjer, priser, moms, betalingsvilkår og status.
- Send én gang. Enten sender Work eller regnskabssystemet. Den samme faktura må ikke afsendes fra begge steder.
Hvis grundlaget endnu ikke er på plads, kan tjeklisten til timer, materialer og fakturering bruges som fast kontrol.
Vælg hvem der sender fakturaen
Der findes to grundmodeller. Hvilke modeller der er tilgængelige, afhænger af den valgte forbindelse og Works aktuelle produktionsopsætning.
| Model | Sådan fungerer den | Passer typisk når |
|---|---|---|
| Work sender | Work sender fakturaen til kunden og overfører derefter regnskabsdata uden en ny kundesendelse. | Medarbejderne allerede afslutter fakturaflowet i Work, og regnskabet primært skal modtage grundlaget. |
| Regnskabssystemet sender | Work overfører et godkendt dokument, og regnskabssystemet står for udsendelsen. | Virksomheden vil samle afsendelse, betalingsstatus og opfølgning i regnskabssystemet. |
| Ingen integration | Work håndterer fakturaen, mens bogføringen klares efter virksomhedens nuværende rutine. | Virksomheden vil begynde enkelt eller endnu ikke har besluttet et regnskabsflow. |
Vælg én afsender, én godkender og ét økonomisk hovedsystem. Ellers bliver en integration bare en hurtigere vej til tvivl.
Hvad kan overføres?
Den konkrete overførsel afhænger af regnskabssystemet og jeres opsætning. Et almindeligt flow bruger de kundedata og fakturaoplysninger, der er nødvendige for at oprette eller matche kunden og danne fakturaen i regnskabet.
- Kundens navn og relevante kontakt- og virksomhedsoplysninger.
- Fakturanummer eller en entydig reference, så den samme overførsel ikke oprettes flere gange.
- Fakturalinjer med beskrivelse, antal, enhed, pris og momsbehandling.
- Datoer, betalingsvilkår og de oplysninger, som er valgt til fakturaen.
- Status på selve overførslen, så fejl kan findes og håndteres.
En integration er ikke en kopi af hele Work. Planlægning, interne noter, fotos, kontrollister og medarbejdernes løbende registreringer bliver på sagen, medmindre en konkret funktion udtrykkeligt viser noget andet.
Sammenlign de aktuelle muligheder
| Mulighed | Forbindelse | Det skal du afklare |
|---|---|---|
| Work uden regnskabsintegration | Kræver ingen ekstern forbindelse | Hvordan bogføringen får det færdige grundlag, og hvem der kontrollerer det. |
| Dinero | Godkendes hos Dinero og knyttes til den rigtige virksomhed | Virksomhed, konti, moms, afsender og den første ende-til-ende-test. |
| Billy | Forbindes med en særskilt adgangsnøgle og den rigtige virksomhed | Produkt- og momsopsætning, sikker opbevaring af nøglen og første testfaktura. |
| E-conomic | Godkendes hos E-conomic og knyttes til den rigtige virksomhed | Virksomhed, konti, moms, afsender og den første ende-til-ende-test. |
Kontrollér den første overførsel som en rigtig arbejdsgang
En grøn forbindelse viser, at systemerne kan tale sammen. Den viser ikke i sig selv, at virksomhedens konti, produkter, moms og ansvar er sat rigtigt op. Brug derfor en overskuelig testsag med en kendt kunde og få linjer.
- Opret eller vælg en kunde, der kan genkendes i begge systemer.
- Brug mindst én almindelig fakturalinje og de momstyper, virksomheden reelt anvender.
- Gennemfør godkendelsen med den person, der normalt har ansvaret.
- Kontrollér dokumentet i regnskabssystemet, før det bogføres eller sendes.
- Sammenlign total, moms, betalingsvilkår og kundeoplysninger.
- Dokumentér hvem der retter hvad, hvis testen viser en forskel.
Hvis en overførsel fejler
Ret ikke problemet ved straks at oprette en ny faktura i begge systemer. Find først ud af, om dokumentet slet ikke blev oprettet, blev oprettet som kladde eller blev sendt uden at status kom tilbage til Work. Det er især vigtigt ved uklare afsendelsesresultater.
- Kontrollér forbindelsen. Adgang kan udløbe eller blive fjernet hos regnskabsudbyderen.
- Kontrollér grunddata. Manglende kundeoplysninger, produkter, konti eller momsvalg kan stoppe overførslen.
- Kontrollér modtageren. Søg efter fakturanummer eller reference i regnskabssystemet, før du prøver igen.
- Genkør kun den fejlede overførsel. Brug Works genforsøg, når fejlen er rettet, i stedet for at bygge et nyt parallelt dokument.
- Bed om hjælp med referencer. Send tidspunkt, sag, fakturanummer og fejltekst – aldrig adgangskoder eller komplette adgangsnøgler.
Regnskabsintegration ændrer ikke virksomhedens ansvar
Work og forbindelsen kan reducere dobbeltindtastning og gøre sporet fra sag til faktura tydeligere. Virksomheden har stadig ansvaret for, at faktura og bogføring er korrekte, at adgangen til regnskabet er passende, og at gældende regler bliver fulgt. Ved tvivl om bogføring, moms eller dokumentationskrav bør en bogholder eller revisor kontaktes.
Læs også oversigten over krav til håndværkerens faktura. Den handler om fakturaens indhold.
Ofte stillede spørgsmål
Skal vi have en integration for at bruge Work?
Nej. Work kan bruges uden en regnskabsintegration, så længe I overholder dansk lovgivning ift. bogføring, regnskab, etc.
Bliver en overført faktura automatisk bogført?
Ikke nødvendigvis. Et sikkert flow kan oprette en kladde, som skal kontrolleres i regnskabssystemet. Den aktuelle adfærd afhænger af regnskabsudbyderen, opsætningen og de funktioner, der er åbnet i Work.
Kan vi flytte gamle fakturaer?
Hvis historisk overførsel er tilgængelig, skal gamle dokumenter behandles som kladder og må ikke udløse en ny kundemail. Kontrollér altid resultatet, før større mængder flyttes.