Kort tjekliste til en almindelig faktura
Når en momsregistreret virksomhed sælger momspligtige varer eller ydelser, skal fakturaen efter Skattestyrelsens vejledning indeholde disse oplysninger:
- fortløbende fakturanummer
- fakturadato
- virksomhedens navn og adresse samt CVR- eller SE-nummer
- kundens navn og adresse
- varernes art, mængde og pris
- ydelsernes omfang og art beskrevet tydeligt
- leveringsdato, hvis den er forskellig fra fakturadatoen
- momsgrundlag og pris pr. enhed uden moms
- prisnedslag, bonus og rabatter, når de ikke allerede er regnet ind i enhedsprisen
- den gældende momssats
- momsbeløbet
Kravene afhænger blandt andet af salget, kunden og momsbehandlingen. Denne artikel er generel vejledning og ikke individuel juridisk eller regnskabsmæssig rådgivning. Få jeres fakturaskabelon og særlige tilfælde kontrolleret af en bogholder, revisor eller anden relevant rådgiver.
Hvad betyder kravene på en håndværkerfaktura?
| Oplysning | Praktisk betydning |
|---|---|
| Fakturanummer | Hver faktura skal have et unikt nummer i en fortløbende rækkefølge |
| Fakturadato | Datoen hvor fakturaen bliver udstedt |
| Sælger | Virksomhedens juridiske navn, adresse og CVR- eller SE-nummer |
| Kunde | Kundens korrekte navn og adresse |
| Leverancen | En beskrivelse og mængde, så det fremgår, hvad kunden har fået |
| Pris og rabat | Enhedspriser uden moms samt relevante prisnedslag |
| Moms | Momsgrundlag, sats og momsbeløb efter den korrekte behandling |
Fakturaen skal være præcis nok til at dokumentere salget. “Arbejde udført” eller “diverse” alene er sjældent en god beskrivelse. Skriv for eksempel “Udskiftning af køkkenarmatur, 3,5 timer” og “Køkkenarmatur, model X, 1 stk.”, når det passer til aftalen og arbejdet.
Fortløbende fakturanumre
Fakturanumre skal følge en fortløbende rækkefølge. Det gør det muligt at følge virksomhedens salg og opdage huller. Brug ikke det samme nummer to gange, og lad ikke medarbejdere opfinde hver deres nummerserie uden en fast, dokumenteret metode.
Hvis en sendt faktura er forkert, bør den ikke bare overskrives. Fejlen håndteres normalt med en kreditnota og en ny korrekt faktura, så bogføringen bevarer sporet. Den konkrete fremgangsmåde bør følge jeres regnskabssystem og bogholders anvisning.
Beskriv arbejdet, så kunden kan genkende det
En god håndværkerfaktura forbinder regningen med aftalen og det udførte arbejde. Brug almindelige ord, og del større opgaver op i meningsfulde linjer.
- Henvis til sagen: Brug ordrenummer, tilbudsnummer eller en kort sagsreference.
- Angiv arbejdssted: Særligt vigtigt, hvis kundens fakturaadresse er en anden.
- Beskriv ydelsen: Fortæl hvad der er udført – ikke kun hvilken medarbejder der var der.
- Vis mængden: Timer, stk., meter eller anden relevant enhed.
- Adskil ekstraarbejde: Gør det tydeligt, hvad der lå uden for den oprindelige aftale.
- Undgå interne noter: Skriv kundevendt og uden oplysninger, kunden ikke har brug for.
Arbejdsløn og materialer ved håndværkerfradrag
Hvis arbejdet er omfattet af håndværkerfradrag eller servicefradrag, kan kunden kun få fradrag for arbejdslønnen – ikke materialerne. Skattestyrelsen kræver derfor, at arbejdslønnen fremgår særskilt. Fakturaen skal også kunne dokumentere arbejdsopgaverne, adressen og datoen for arbejdet.
Skattestyrelsens aktuelle oversigt nævner blandt andet:
- kundens navn og virksomhedens CVR-nummer
- beskrivelse af det udførte arbejde
- udspecificering af arbejdsopgaver, hvis der er flere
- adressen, hvor arbejdet er udført
- datoen, hvor arbejdet er udført
- arbejdsløn fordelt på de enkelte ydelser
- materialer, kørsel og andre udgifter oplyst særskilt
Kunden skal betale digitalt for at få fradraget. Kontant betaling giver efter Skattestyrelsens regler ikke fradrag. Regler og satser kan ændre sig, så kontrollér altid den aktuelle vejledning på skat.dk om håndværkerfradrag og servicefradrag.
Skal fakturaen være en PDF?
Skattestyrelsen oplyser, at fakturaen skal udarbejdes i et format, så der ikke kan rettes i den efterfølgende, for eksempel PDF. Gem også et eksemplar som bilag til virksomhedens regnskab. En almindelig tekstfil eller et regneark, der frit kan ændres efter afsendelse, er derfor ikke en god slutfaktura.
Læs Skattestyrelsens aktuelle gennemgang af bogføring og fakturakrav.
Hvor længe skal faktura og bilag gemmes?
Skattestyrelsens vejledning siger, at bilag skal gemmes i fem år efter regnskabsårets udløb. Bilag må gerne gemmes elektronisk. Virksomheden har selv ansvaret for, at materialet kan findes og læses i opbevaringsperioden.
Reglerne om digital bogføring afhænger af virksomhedstype og størrelse og er blevet udvidet trinvist. Se den aktuelle vejledning om bogføringsloven hos Erhvervsstyrelsen, og afklar med jeres rådgiver, hvilke krav der gælder for virksomheden.
Hvornår kan en forenklet faktura bruges?
Ved salg under 3.000 kr. til en anden momspligtig virksomhed kan der efter Skattestyrelsens vejledning i visse tilfælde bruges en forenklet faktura. Den skal fortsat indeholde virksomhedens navn, adresse og CVR-nummer, fortløbende fakturanummer, dato, beskrivelse af varer eller ydelser samt samlet beløb og moms.
Undtagelser har betingelser. Brug derfor ikke den forenklede model som standard uden at have afklaret, at salget er omfattet.
Fakturaer til offentlige kunder
Salg til offentlige institutioner kræver elektronisk fakturering. Kunden vil typisk oplyse et EAN-nummer og eventuelle krav til reference, ordrenummer eller kontaktperson. Få oplysningerne, før arbejdet afsluttes, så fakturaen ikke bliver afvist af en teknisk formalitet.
Oplysninger der ikke altid er lovkrav, men som hjælper
- betalingsfrist og forfaldsdato
- bankkonto, betalingslinje eller anden betalingsvejledning
- kundens kontaktperson
- arbejdsadresse og sagsnummer
- henvisning til tilbud eller ordrebekræftelse
- periode for det fakturerede arbejde
- kort forklaring på ekstraarbejde
- virksomhedens kontaktoplysninger ved spørgsmål
De ekstra oplysninger gør ikke en forkert faktura korrekt, men de kan gøre en korrekt faktura langt lettere at forstå og betale.
Et enkelt eksempel på tydelige linjer
| Linje | Mængde | Enhedspris ekskl. moms | Beløb ekskl. moms |
|---|---|---|---|
| Udskiftning af køkkenarmatur, arbejdsløn | 3,5 timer | 625 kr. | 2.187,50 kr. |
| Køkkenarmatur, model X | 1 stk. | 1.480 kr. | 1.480 kr. |
| Tilslutningsslanger og pakninger | 1 sæt | 185 kr. | 185 kr. |
| Kørsel efter aftale | 1 stk. | 250 kr. | 250 kr. |
| Subtotal | 4.102,50 kr. | ||
| Moms, 25 % | 1.025,63 kr. | ||
| Total inkl. moms | 5.128,13 kr. |
Eksemplet er kun en illustration. Den rigtige opdeling afhænger af aftalen, arbejdet og reglerne for det konkrete salg.
Hyppige fejl på håndværkerfakturaer
- kundens navn eller adresse er forkert
- arbejdsstedet mangler, selv om det er et andet end fakturaadressen
- beskrivelsen er så bred, at leverancen ikke kan genkendes
- materialer og arbejdsløn er blandet sammen ved arbejde med fradrag
- leveringsdatoen mangler, selv om den afviger fra fakturadatoen
- rabat, aconto eller tidligere faktura er ikke modregnet
- momssats eller momsbeløb er forkert
- et forkert dokument bliver rettet uden et tydeligt bogføringsspor
Kontrol før du sender
- Kontrollér kunde, virksomhed og arbejdssted.
- Kontrollér fakturanummer, dato og eventuel leveringsdato.
- Læs alle linjer som kunden ville læse dem.
- Sammenhold timer, materialer og ekstraarbejde med fakturagrundlaget.
- Kontrollér subtotal, rabat, moms og total.
- Kontrollér betalingsfrist og betalingsoplysninger.
- Gem fakturaen i et uforanderligt format og efter jeres bogføringsrutine.
Byg kontrollen på et solidt grundlag med guiden til timer, materialer og ekstraarbejde før fakturering.
Sådan kan Work hjælpe
Work kan samle kundedata, aftale, timer, materialer og sagsoplysninger, før fakturaen sendes videre til regnskabssystemet. Det mindsker dobbeltarbejde og gør det lettere at kontrollere, om regningen svarer til det udførte arbejde.
Læs mere om fakturering i Work og den samlede arbejdsgang fra kunde til faktura.
Ofte stillede spørgsmål
Skal en faktura have kundens CVR-nummer?
Skattestyrelsens almindelige liste over krav til en fuld faktura nævner kundens navn og adresse, mens sælgers CVR- eller SE-nummer skal fremgå. Kundens CVR kan stadig være nødvendigt eller nyttigt i bestemte sammenhænge, for eksempel efter kundens krav eller ved særlige typer handel.
Må materialer samles på én linje?
Fakturaen skal beskrive varernes art og mængde tilstrækkeligt. En samlet linje kan være for upræcis, især hvis den skjuler væsentlige varer eller gør fradragsberettiget arbejdsløn uklar. Brug en opdeling, der passer til leverancen og aftalen.
Skal håndværkerens timer stå på fakturaen?
Fakturaen skal vise ydelsens omfang og art. Ved arbejde efter timer er antal timer ofte den tydeligste mængde. Ved fast pris kan beskrivelse og aftalt rate være vigtigere. Ved håndværkerfradrag skal arbejdslønnen udspecificeres efter de aktuelle regler.
Kilder
Artiklen er senest redaktionelt opdateret 21. august 2026 på baggrund af Skattestyrelsens vejledning om bogføring og fakturaer, Skattestyrelsens betingelser for håndværker- og servicefradrag og Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven.