Fakturaen er sidste led – ikke stedet, hvor oplysningerne skal opfindes
Når fakturaen skal sendes, bør arbejdet allerede være dokumenteret og kontrolleret. Hvis timer, materialer og aftaler først skal findes på dette tidspunkt, bliver faktureringen langsom og usikker. Et fakturagrundlag løser netop den overgang.
Grundlaget er internt. Fakturaen er det dokument, kunden modtager. De to ting hænger tæt sammen, men er ikke det samme. Fakturagrundlaget kan indeholde noter og kontroller, som ikke skal stå på kundens faktura.
De seks dele i et brugbart fakturagrundlag
| Del | Det skal kontrolleres |
|---|---|
| Kunde og sag | Navn, adresse, arbejdssted, kontaktperson og sagsreference |
| Aftale | Tilbud, overslag, timepris, materialepriser, rabat, tillæg og betalingsvilkår |
| Timer | Dato, medarbejder, aktivitet, antal og om tiden må faktureres |
| Materialer | Vare, mængde, enhed, salgspris, returneringer og bilag |
| Ekstraarbejde | Beskrivelse, årsag, kundens accept, tid og materialer |
| Afgifter og total | Momsbehandling, rabat, aconto, tidligere fakturaer og restbeløb |
Trin 1: Find den gældende kundeaftale
Start med det, kunden har accepteret. Det kan være et fast tilbud, et overslag, arbejde efter regning eller en kombination. Kontroller den aftalte timepris, priser på materialer, eventuelle rabatter, tillæg, betalingsbetingelser og grænser for ekstraarbejde.
Hvis aftalen er ændret undervejs, skal den seneste accepterede ændring ligge sammen med sagen. En løs besked i en telefon er et svagt fundament for en regning.
Trin 2: Kontrollér alle timer
Se først efter manglende arbejdsdage og registreringer. Kontrollér derefter, om timerne ligger på den rigtige sag og aktivitet. En korrekt varighed på en forkert sag er stadig forkert.
- Stemmer start, slut og pauser med det udførte arbejde?
- Er kørsel, klargøring og oprydning håndteret efter aftalen?
- Er intern tid holdt uden for kundens faktura?
- Er omarbejde vurderet særskilt?
- Er lærlinge- og medarbejdertimer prissat efter aftalen?
- Er allerede fakturerede timer fjernet fra det nye grundlag?
Har I ofte huller, så brug guiden til at få alle timer med. Den bedste fakturakontrol kan ikke finde timer, som aldrig blev registreret.
Trin 3: Afstem materialerne
Sammenlign materialeregistreringerne med indkøb, varer fra bil eller lager, leverandørfakturaer og returneringer. Kontrollér både mængde og pris. En leverandørfaktura er ikke automatisk en kundelinje: Varerne kan være fordelt på flere sager, og salgsprisen kan følge en anden aftale end kostprisen.
- Er alle sagsspecifikke varer med?
- Er småindkøb og forbrugsvarer registreret?
- Er returvarer og kreditnotaer trukket fra?
- Er enhederne rigtige – stk., meter, liter eller pakker?
- Er salgspriser og eventuelle rabatter korrekte?
- Er materialer til ekstraarbejde adskilt fra den oprindelige aftale?
Se den praktiske materialeguide, hvis materialerne ofte skal findes bagefter.
Trin 4: Saml ekstraarbejdet
Ekstraarbejde skal kunne følges fra årsag til accept og videre til registreret tid og materiale. Skriv en beskrivelse, kunden kan genkende. “Ekstra 1” er hurtigt at skrive og langsomt at forklare.
Kontrollér, om arbejdet lå uden for den oprindelige aftale, hvordan kunden blev orienteret, og hvilken prisform der blev accepteret. Kobl fotos, noter og beskeder til samme punkt, når de dokumenterer behovet.
Trin 5: Lav selve opgørelsen
Når registreringerne er kontrolleret, kan de samles i en opgørelse. Et enkelt eksempel på arbejde efter regning kan se sådan ud:
| Post | Beregning | Beløb ekskl. moms |
|---|---|---|
| Svendetimer | 18 timer × 625 kr. | 11.250 kr. |
| Lærlingetimer | 8 timer × 395 kr. | 3.160 kr. |
| Materialer | Kontrollerede varelinjer | 7.480 kr. |
| Aftalt rabat på materialer | 5 % af 7.480 kr. | -374 kr. |
| Ekstraarbejde | Aftalt fast pris | 2.400 kr. |
| Subtotal | 23.916 kr. | |
| Moms, 25 % | 23.916 kr. × 25 % | 5.979 kr. |
| Total inkl. moms | 29.895 kr. |
Eksemplet viser beregningen, men ikke alle juridiske fakturakrav. Dem finder du i guiden til håndværkerfakturaens indhold.
Trin 6: Brug et godkendelsestjek
Den person, der kender sagen, bør godkende grundlaget, før fakturaen sendes. I en lille virksomhed kan det være mesteren. I en større virksomhed kan den sagsansvarlige kontrollere arbejdet, mens administrationen kontrollerer priser, moms og kundedata.
- Er alt udført arbejde med – og kun det, der må faktureres?
- Kan hver større post forklares ud fra aftalen og sagen?
- Er tidligere aconto- eller delfakturaer modregnet korrekt?
- Stemmer subtotal, rabat, moms og total?
- Er fakturateksten forståelig for en person, der ikke stod på arbejdsstedet?
- Er relevante bilag og dokumentation gemt?
Fast pris, regningsarbejde og aconto kræver forskellige kontroller
Arbejde efter regning
Timer og materialer danner normalt grundlaget direkte. Kontrollér at priser og fakturerbare aktiviteter følger aftalen.
Fast pris
Fakturaen følger den aftalte pris og betalingsplan. Timer og materialer skal stadig registreres, fordi de viser sagens økonomi og gør det muligt at opdage ekstraarbejde.
Aconto og delfakturering
Hold styr på, hvad der allerede er faktureret, og hvad næste rate dækker. Den afsluttende faktura skal tage højde for tidligere betalinger og eventuelle ændringer.
Afstem grundlaget mod sagen – ikke kun mod en total
To totaler kan godt være ens, selv om linjerne er forkerte. Derfor skal kontrollen følge delene. Hvis fire timer ligger på den forkerte aktivitet, og et materiale mangler med samme beløb, ser totalen måske rigtig ud. Sagen og kundens forklaring er stadig forkert.
| Kontrol | Spørgsmål |
|---|---|
| Aftale mod registrering | Er det udførte arbejde omfattet, ændret eller ekstra? |
| Registrering mod dokumentation | Understøtter noter, fotos og bilag de væsentlige poster? |
| Kost mod salg | Er den rigtige salgspris brugt uden at blande den sammen med kostprisen? |
| Tid mod aktivitet | Er timerne placeret på det arbejde, kunden skal betale for? |
| Grundlag mod tidligere fakturaer | Bliver noget faktureret to gange eller glemt mellem to rater? |
Gør beskrivelserne klar, før de bliver til fakturalinjer
Medarbejderens note kan være kort og intern: “skiftede to”. Fakturagrundlaget skal oversætte det til noget, kunden kan genkende, for eksempel “Udskiftning af to defekte afspærringsventiler i teknikrum”. Bevar sammenhængen med den oprindelige registrering, men skriv kundevendt.
En brugbar beskrivelse svarer på tre spørgsmål: Hvad blev gjort eller leveret? Hvor eller på hvilken del af opgaven? Hvilken mængde eller periode dækker posten? Det mindsker spørgsmål uden at gøre fakturaen til en dagbog.
Når der mangler oplysninger
Send ikke en faktura på et gæt, bare fordi måneden slutter. Markér det, der mangler, og placer ansvaret for afklaringen. Nogle mangler kan løses med en leverandørpris eller en medarbejders forklaring. Andre kræver kundens accept, før beløbet bør faktureres.
- Beskriv præcist hvad der mangler.
- Find den person eller det bilag, der kan afklare det.
- Sæt en kort frist, så sagen ikke bliver glemt.
- Ret registreringen og dokumentér beslutningen.
- Fakturér først, når grundlaget er tilstrækkeligt sikkert.
Fem faresignaler før fakturering
- Store samleposter uden forklaring. Kunden kan ikke se, hvad der er leveret.
- Registreringer efter sagens slutdato. De kan være korrekte, men bør undersøges.
- Materialer uden mængde eller enhed. Prisen er svær at kontrollere.
- Ekstraarbejde uden accept. Risikoen for uenighed er høj.
- Forskellig moms på lignende linjer. Behandlingen skal kontrolleres, før fakturaen sendes.
Fordel ansvaret tydeligt
| Rolle | Ansvar |
|---|---|
| Medarbejderen i marken | Registrerer tid, materialer og korte noter tæt på arbejdet |
| Sagsansvarlig | Kontrollerer udførelse, aftale, ekstraarbejde og mangler |
| Administration eller bogholder | Kontrollerer kundedata, priser, moms, tidligere fakturaer og bogføring |
| Ejer eller leder | Fastlægger regler og følger op på fejl, tab og sagsøkonomi |
Én person kan have flere roller. Opgaverne skal stadig være tydelige. “Nogen plejer at kigge på det” er ikke en kontrol.
En fast afslutningsrutine
- Sæt en frist for medarbejdernes sidste registreringer.
- Kontrollér timer, materialer og ekstraarbejde på sagen.
- Afstem leverandørbilag, returer og tidligere fakturaer.
- Sammenhold alt med den seneste kundeaftale.
- Beregn subtotal, rabat, moms og total.
- Få grundlaget godkendt af den sagsansvarlige.
- Opret fakturaen og lav en sidste læsekontrol.
- Gem faktura og bilag efter virksomhedens bogføringsrutine.
Sådan kan Work hjælpe
Work samler sagens aftale, registrerede timer, materialer og dokumentation, så fakturagrundlaget kan kontrolleres ét sted. Det gør vejen fra udført arbejde til faktura kortere og mindsker behovet for at samle oplysninger fra beskeder, papir og hukommelse.
Læs mere om fakturering til håndværkere, materialestyring og hele processen fra kunde til faktura.
Ofte stillede spørgsmål
Hvem skal godkende fakturagrundlaget?
En person, der både kan vurdere det udførte arbejde og kundeaftalen. Administrationen kan kontrollere tal og moms, men den sagsansvarlige bør afklare faglige spørgsmål og ekstraarbejde.
Skal interne noter stå på fakturaen?
Nej. Interne noter kan støtte kontrollen, men fakturaen bør bruge klare, kundevendte beskrivelser. Personlige eller irrelevante oplysninger skal ikke med.
Kan vi fakturere, før alle leverandørfakturaer er kommet?
Det kan være muligt, hvis virksomheden har pålidelige priser og registreringer. Risikoen er, at fragt, prisændringer, returer eller ekstra varer mangler. Fastlæg en regel for, hvornår grundlaget er sikkert nok, og hvordan efterfølgende forskelle håndteres.