Den gode VVS-opgave begynder før montøren kører
“Der kommer vand ud” er sjældent nok til at planlægge et godt servicebesøg. Kontoret bør så vidt muligt indsamle adresse, kontaktperson, adgang, symptomer, installationstype, tidligere forsøg og et foto. Montøren kan så vurdere værktøj, reservedele og tidsbehov, før bilen er parkeret hos kunden.
| Situation | Oplysninger før planlægning | Registrering efter besøget |
|---|---|---|
| Akut læk | Placering, mulighed for afspærring, skadeomfang og kontakt | Årsag, midlertidig eller varig løsning, tid, dele og fotos |
| Service på anlæg | Type, mærke, tidligere historik og adgang | Udførte punkter, målinger hvor relevante, dele og anbefaling |
| Ny installation | Aftale, tegninger, faser og andre fag | Fremdrift, materialer, kontrol og skjult dokumentation |
| Fejlbesøg | Kundens beskrivelse og tidligere arbejde | Fejlsøgning, fund, aftale om næste handling og forbrug |
Fra opkald til kontrolleret fakturagrundlag
- Opret kunden og den konkrete arbejdsadresse.
- Beskriv problemet og den aftalte opgave i almindelige ord.
- Tildel montør, dato og forventet tidsrum.
- Lad montøren registrere start, slut, aktivitet, materialer og en kort arbejdsnote.
- Gem relevante før-, under- og efterbilleder på sagen.
- Markér restarbejde eller behov for nyt besøg, før opgaven kaldes færdig.
- Kontrollér fakturagrundlaget mod aftalen og det faktisk udførte arbejde.
KLS og ordrestyring er ikke det samme
Autoriserede virksomheder inden for blandt andet VVS skal have et godkendt kvalitetsledelsessystem. Sikkerhedsstyrelsen beskriver KLS som virksomhedens egenkontrolsystem med blandt andet organisation, kompetencer, bemanding og dokumentation af udførelsen. Work kan understøtte den daglige indsamling af sagsoplysninger, fotos, noter og kontrolpunkter, men erstatter ikke et lovpligtigt KLS eller virksomhedens faglige ansvar.
Kontrollér altid de aktuelle krav hos Sikkerhedsstyrelsen om KLS.
Materialer skal på sagen – også de små
Fittings, ventiler, pakninger og smådele bliver let glemt, hvis de først skal huskes ved ugens afslutning. Registrér materialeforbruget, når opgaven udføres, og brug en tydelig enhed. Se metoden i guiden til fakturagrundlag med timer og materialer.
Eksempel: Fejl på et varmeanlæg
Kunden melder ujævn varme. Kontoret opretter sagen med anlægstype og foto af styringen. Første montør registrerer 55 minutters fejlsøgning, en defekt komponent og et midlertidigt tiltag. Delen skal bestilles, så sagen afsluttes ikke. Andet besøg planlægges på samme sag, og den næste montør kan se fund, foto og aftale. Ved afslutning ligger begge besøg, alle materialer og arbejdsnoter i samme grundlag.
Seks spørgsmål før I vælger ordrestyring
- Kan kontoret hurtigt oprette og ændre en akut opgave?
- Kan montøren se adresse, kontakt, problem og relevante dokumenter på telefonen?
- Kan flere besøg holdes samlet på den samme sag?
- Kan materialer registreres med klare mængder og enheder?
- Kan fotos, noter og kvalitetspunkter knyttes til arbejdet?
- Kan en ansvarlig kontrollere sagen, før den sendes videre til fakturering?
Fordel oplysninger efter rolle
Kontoret skal kunne se kunde, aftale, plan, registreringer og fakturagrundlag. Montøren skal først og fremmest kunne se dagens opgaver og registrere sit arbejde. Hvis begge roller mødes af den samme tunge skærm, bliver den sjældent god for nogen. Test derfor både Admin- og Field-arbejdsgangen med et akut besøg, et genbesøg og en afsluttet installation.
Kontrollér også rettelser: Kan en glemt materialelinje tilføjes uden at ændre resten af besøget? Kan en forkert aktivitet rettes af den rette person? Og kan kontoret se, hvem der mangler at afslutte sin del? Det er på de skæve dage, systemet skal bevise sin værdi.
Et hurtigt servicebesøg er kun hurtigt, hvis både opgaven og det udførte arbejde følger med.