Forskellen ligger i aftalen – ikke i stopuret
Den samme aktivitet kan være fakturerbar i én opgave og ikke-fakturerbar i en anden. Kørsel kan være inkluderet i en fast pris, faktureres særskilt eller være en intern omkostning. Fejlsøgning kan være selve den bestilte ydelse eller arbejde, virksomheden udfører for at rette sin egen fejl.
Derfor bør medarbejderen registrere det udførte arbejde, mens virksomheden bruger kundeaftalen til at afgøre, hvordan tiden behandles.
Typiske eksempler i en håndværksvirksomhed
| Aktivitet | Kan typisk være fakturerbar | Kan typisk være ikke-fakturerbar |
|---|---|---|
| Arbejde hos kunden | Montering, reparation, service og fejlsøgning efter aftale | Rettelse af virksomhedens egen fejl eller garantiarbejde |
| Kørsel | Når kørsel må faktureres efter aftalen | Almindelig transport, som virksomheden har indregnet i prisen |
| Materialer | Afhentning eller håndtering knyttet til sagen, hvis aftalt | Lageroprydning og generelle indkøb |
| Planlægning | Projektledelse eller koordinering, når det er en del af ydelsen | Intern ugeplan og fordeling af medarbejdere |
| Dokumentation | Kravspecifik dokumentation og kvalitetssikring på sagen | Generel administration eller manglende intern arbejdsgang |
| Tilbud og salg | Kun hvis kunden udtrykkeligt betaler for forundersøgelse eller rådgivning | Besigtigelse, beregning og tilbudsarbejde før aftale |
| Oplæring | Særligt aftalt instruktion til kunden | Intern oplæring af medarbejdere og lærlinge |
Tabellen er et udgangspunkt. Det konkrete tilbud, kontrakten, overenskomsten og virksomhedens praksis kan ændre behandlingen.
Fakturerbar tid på timearbejde
Ved arbejde efter medgået tid betaler kunden normalt for de ydelser og tidsarter, som er aftalt. Det kan være selve håndværket, kørsel, servicebil, materialehåndtering eller projektledelse.
Et klart tilbud eller en ordrebekræftelse bør forklare, hvad kunden betaler for. Hvis “timepris” kun nævnes uden at beskrive kørsel, minimumstid og øvrige ydelser, opstår diskussionen ofte først, når fakturaen ligger på bordet.
Timer på en fastprissag
Ved fast pris bliver timerne ikke faktureret én for én. De er stadig nødvendige for at kende resultatet. Hvis virksomheden har tilbudt 50.000 kr. og bruger 70 timer i stedet for de forventede 50, skal forskellen være synlig.
På fastprissager kan tiden derfor mærkes som arbejde på sagen uden at blive en direkte fakturalinje. Brug registreringerne til efterkalkulation, planlægning og næste tilbud.
Ikke-fakturerbar tid er ikke nødvendigvis spild
En håndværksvirksomhed kan ikke fungere uden tilbud, planlægning, værktøj, arbejdsmiljø, oplæring og administration. Tid til disse opgaver kan være nødvendig og værdifuld, selv om den ikke står på en kundes faktura.
Del derfor den ikke-fakturerbare tid i forståelige grupper:
- Drift: værksted, biler, lager, oprydning og interne møder
- Salg: kundehenvendelser, besigtigelser, beregning og tilbud
- Ledelse: planlægning, medarbejdersamtaler og koordinering
- Kompetencer: oplæring, kurser og faglig udvikling
- Fravær: ferie, sygdom og andet fravær efter virksomhedens opgørelse
- Tab og fejl: ventetid, omarbejde og arbejde, der ikke kan opkræves
Når kategorierne er adskilt, kan virksomheden se forskel på nødvendig investering og tid, der bør reduceres.
Eksempel: en arbejdsuge på 37 timer
| Aktivitet | Timer | Behandling |
|---|---|---|
| Kundearbejde på tre sager | 25 | Fakturerbar |
| Kørsel efter kundeaftale | 3 | Fakturerbar |
| Afhentning til konkret sag | 1 | Fakturerbar |
| Ugeplan og intern koordinering | 2 | Ikke-fakturerbar |
| Lager og værktøj | 2 | Ikke-fakturerbar |
| Oplæring af lærling | 2 | Ikke-fakturerbar |
| Tilbudsarbejde | 2 | Ikke-fakturerbar |
I eksemplet er 29 af 37 timer fakturerbare. Faktureringsgraden er 29 ÷ 37 × 100 = 78,4 %.
De otte øvrige timer er ikke bare væk. De skal dækkes af virksomhedens priser og indtjening. Se beregningen i Hvad er faktureringsgrad?
Gråzoner, der kræver en fast beslutning
Kørsel
Aftal om kørsel faktureres som tid, et fast beløb, en servicebil eller er inkluderet i prisen. Medarbejderen bør registrere kørslen på en måde, der gør den synlig.
Ventetid
Hvis en medarbejder venter, fordi kunden ikke har skaffet adgang, kan aftalen muligvis give ret til betaling. Ventetid på grund af virksomhedens egen planlægning er normalt en intern omkostning. Registrér årsagen.
Materialehentning
En tur efter materialer til en bestemt sag kan høre til sagen. Generel lageropfyldning gør normalt ikke. En tydelig reference til sagen fjerner meget gætværk.
Projektledelse og dokumentation
På større opgaver kan koordinering, byggemøder og dokumentation være en del af leverancen. På mindre serviceopgaver kan noget af arbejdet være indregnet i timeprisen eller et gebyr. Beskriv modellen over for kunden.
Garanti og omarbejde
Registrér tiden, selv når den ikke kan faktureres. Ellers kan virksomheden ikke se, hvilke fejltyper og opgaver der koster mest.
Sådan laver I en fælles tidsmodel
- Lav en kort liste over de mest almindelige aktiviteter. Tag udgangspunkt i virkelige arbejdsdage.
- Beskriv standardbehandlingen. Er aktiviteten normalt fakturerbar, inkluderet eller intern?
- Bind beslutningen til kundeaftalen. Systemet kan hjælpe, men aftalen afgør, hvad der må opkræves.
- Opret tydelige tidsarter. Brug ord, medarbejderne kender.
- Registrér undtagelser med en note. Særlige forhold skal kunne forklares ved fakturering.
- Gennemgå modellen et par gange om året. Nye opgavetyper og aftaler kan kræve ændringer.
Undgå de to farlige genveje
“Registrér kun det, kunden skal betale”
Så forsvinder omkostningen ved tilbud, fejl, ventetid og administration. Virksomheden får en høj faktureringsgrad på papiret og en lavere indtjening i banken.
“Fakturér alt, der står på sagen”
En registrering er ikke automatisk en ret til betaling. Fakturaen skal følge tilbuddet og den aftale, virksomheden har med kunden. Kontoret skal kontrollere grundlaget.
Brug intern tid i prissætningen
Timeprisen skal ikke kun dække lønnen i de timer, medarbejderen står hos kunden. Den skal også bidrage til bil, værktøj, forsikringer, administration, ferie, nødvendigt salg og den tid, der ikke kan faktureres direkte.
Derfor hænger faktureringsgrad og timepris sammen. En virksomhed med mange nødvendige interne timer skal enten reducere dem, fakturere flere relevante ydelser eller indregne dem i priserne. Den kommende guide Sådan beregner du en bæredygtig timepris går gennem hele regnestykket.
Sådan kan Work hjælpe
I Work kan timer registreres på sager og aktiviteter, mens interne timer kan holdes adskilt. Det giver kontoret et samlet billede af arbejdsdagen og et bedre grundlag for at kontrollere, hvad der skal videre til fakturering.
Læs mere om tidsregistrering og fakturering og regnskab.
Tjekliste før I beslutter tidsarter
- Tidsarten har et navn, medarbejderen forstår.
- Det er tydeligt, om den knyttes til en sag eller intern tid.
- Kundeaftalen afgør den faktiske fakturering.
- Kørsel, ventetid og materialehentning har en fast praksis.
- Garanti og omarbejde registreres særskilt.
- Ikke-fakturerbar tid bruges aktivt i opfølgning og prissætning.